MASTER%20-%20LA2011%20Aktiviti%20Persekutuan

RAHSIA
Pada pendapat Audit, kawalan dokumen profil syarikat di BPPA dan JPN adalah
kurang memuaskan dan boleh menimbulkan risiko kepada penyalahgunaan dan
kehilangan dokumen tersebut. Kementerian perlu meningkatkan aspek kawalan dan
keselamatan dokumen tender dan profil syarikat supaya ianya selamat, terkawal dan
mudah dikesan.
36.5.2. Integriti Proses Merekodkan Maklumat Petender Dan Penyimpanan Dokumen
36.5.2.1. Petender yang memasuki tender disyaratkan mengemukakan dokumen
kepada Kementerian, antaranya seperti penyata bank syarikat bagi 3 bulan terakhir,
jadual harga mengikut sajian, senarai bahan kering yang digunakan bersama jenama,
skim perkhidmatan pekerja, salinan sijil perakuan pendaftaran kontraktor dan undangundang
tubuh syarikat. Ia bagi membuktikan syarikat mempunyai keupayaan kewangan,
berpengalaman, berdaftar dan mendapat kelulusan pihak berkuasa yang berkenaan.
Selanjutnya, setelah tender dibuka di pusat yang telah ditetapkan oleh JPN, urus setia
yang terdiri daripada pegawai BPPA; wakil sekolah yang dilantik serta pegawai JPN
akan memproses kemasukan data petender ke komputer. Antara maklumat yang
dimasukkan dalam format yang disediakan oleh BPPA di peringkat ini adalah nama
sekolah, daerah, bilangan pelajar, kod petender, alamat berdaftar dan pengalaman.
Selepas diproses di peringkat ini, softcopy maklumat dibawa balik ke BPPA untuk
dianalisis dan dilengkapkan dengan maklumat seterusnya seperti purata harga tawaran;
kontraktor semasa yang sedang melaksanakan perkhidmatan; prestasi dan kedudukan
kewangan; anggaran harga jabatan, markah Jawatankuasa Penilaian Kewangan;
markah Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan jumlah markah. Semakan Audit
mendapati perkara seperti berikut:
a. Integriti proses kemasukan dan penyimpanan data serta penyediaan Laporan Kertas
Makluman Lembaga Perolehan bagi perkhidmatan BMB adalah diragui. Ini kerana
komputer riba/komputer yang menyimpan data tender boleh diakses oleh semua
pegawai yang terlibat di peringkat BPPA di mana kawalan melalui penggunaan kata
laluan tidak diwujudkan. Keadaan ini menyebabkan maklumat tender boleh diubah
oleh pegawai yang tidak berkenaan tanpa kebenaran.
b. Syarikat yang menyertai tender/sebut harga bagi BMB dikehendaki antara lain
mengemukakan penyata bank bagi 3 bulan terakhir dan profil syarikat. Maklumat ini
digunakan oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan dan Teknikal untuk menilai
kemampuan syarikat khususnya berkenaan kekukuhan kewangan syarikat.
Semakan Audit di SSM bagi mengesahkan keupayaan 16 syarikat Sdn. Bhd.
mendapati 4 syarikat menunjukkan kedudukan kewangan yang tidak kukuh seperti
mengalami kerugian dan 6 syarikat tidak mengisytiharkan maklumat kewangan
tahunan syarikat. Namun kesemua syarikat ini telah ditawarkan tender perkhidmatan
BMB.
36.5.2.2. Mengikut Arahan Perbendaharaan 205, Kementerian hendaklah menyimpan
dokumen kontrak selepas sesuatu kontrak ditandatangani dan dalam tempoh 14 hari,
salinan dokumen kontrak hendaklah dihantar kepada Akauntan Negara/Akauntan
Jabatan Mengakaun Sendiri. Selain itu, pihak BPPA juga telah mensyaratkan bahawa
salinan dokumen kontrak hendaklah dibuat sebanyak 5 salinan dan diedarkan antaranya
kepada BPPA, JPN dan sekolah. Semakan Audit mendapati pihak BPPA, JPN dan
sekolah tidak menyimpan dokumen kontrak dengan lengkap menyebabkan sukar untuk
mendapatkan salinan dokumen kontrak dengan cepat. Sebanyak 3 kontrak iaitu yang
dilaksanakan oleh Pemborong Akal Sdn. Bhd.; Seri Perdana Enterprise dan Dabas
Enterprise bagi tempoh kontrak tahun 2007 hingga 2009 tidak dapat dikemukakan
kepada pihak Audit. Mengikut pegawai BPPA, pihaknya tidak dapat mengesan kontrak di
578 RAHSIA