Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

❚ Ao cidadán:
¬ Bríndalle constancia da entrada ou saída dun documento
¬ Asegúralle os seus dereitos respecto de calquera solicitude, consulta ou
trámite e, no seu caso, das consecuencias da perda do documento pola
administración actuante.
¬ Permítelle, cando acredite a súa condición de interesado nun procedemento,
obter información, podendo incluso —como a LAE lle recoñece—
coñecer o estado de tramitación dun expediente (art.6.2.d) o que obriga
a formular a necesaria interconexión do rexistro co arquivo de documentos
electrónicos (Serra, 2007, 5) 49 .
Este dereito é e será un dos máis custosos para as administracións públicas
e a súa virtualidade estará intimamente vinculada ao desenvolvemento
real e completo da Administración electrónica: redeseño de procesos e a súa
tradución en sistemas de tramitación electrónica (workflow, BPM, etc.) conectados
a sistemas de xestión documental que, pola súa vez, contarán con
sitios web (o que en linguaxe bárbara denomínase infraestruturas front office)
para o acceso electrónico aos procedementos polos cidadáns que teñan
a condición de interesado. E, como unha consecuencia máis, o acceso aos
procedementos xa arquivados, xa como interesados en tales procedementos,
xa como titulares do dereito de acceso á información contida nos arquivos
públicos —cando esta sexa accesible—. Un acceso que, se nos atemos ao establecido
no arti. 32.2 LAE, ben podería realizarse directamente aos documentos,
aínda que esta posibilidade non foi obxecto de desenvolvemento regulamentario50
. A conexión rexitro-sistemas de tramitación-arquivo e cos interfaces
ao uso polo cidadáns devén nalgo tan lóxico como necesario.
❚ Pola súa banda, o rexistro posibilita á administración
¬ Establecer os fitos temporais dende o inicio dun procedemento ate a súa
finalización e diferenciar a data do documento da de entrada no rexistro.
¬ Identificar un documento, realizar o seu seguimento e identificar aos órganos
e unidades participantes.
¬ Racionalizar o seu sistema de información e xestión documental, mediante
o enrutamento dos procedementos segundo un plan previo de clasificación
de documentos, de acordo cunha concepción global da xestión
documental, con estreita coordinación, como xa se dixo, entre o rexistro
xeral, oficinas e arquivo.
A LAE, e é doutrina case unánime, supuxo un gran avance na regulación
do rexistro electrónico. Recupérase a admisión universal de documentos, en-
107