Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

112
destrución do soporte papel orixinal (art. 30.4 LAE e art. 46 do RDDPLAE) como
a destrución de documentos electrónicos (art. 52 RDDPLAE) —aínda que,
neste último caso, non se contempla procedemento algún— 64 . Pero non o é
menos que, coa chegada da Administración electrónica, quizá chegase o
momento en que esas regras se perfeccionen e completen. En materia de eliminación,
por exemplo, moitas decisións tomáronse ao longo do tempo de
forma sectorial e aplicando normas xurídicas con fins diferentes e, especificamente,
interpretando os prazos de prescrición como regras de conservación
dos documentos —ou de acceso a eles— (Palomar, 2007, 47-48; Torreblanca,
2009, 44) 65 .
O Art. 31 LAE regula o arquivo electrónico de documentos, aínda que non
o define nin sequera no seu Anexo:
1. Poderán almacenarse por medios electrónicos todos os documentos utilizados
nas actuacións administrativas.
2. Os documentos electrónicos que conteñan actos administrativos que afecten
a dereitos ou intereses dos particulares deberán conservarse en soportes desta
natureza, xa sexa no mesmo formato a partir do que se orixinou o documento
ou noutro calquera que asegure a identidade e integridades da información necesaria
para reproducilo. Asegurarase en todo caso a posibilidade de trasladar
os datos a outros formatos e soportes que garantan o acceso dende diferentes
aplicacións.
3. Os medios ou soportes en que se almacenen documentos deberán contar
con medidas de seguridade que garantan a integridade, autenticidade, confidencialidade,
calidade, protección e conservación dos documentos almacenados.
En particular, asegurarán a identificación dos usuarios e o control de accesos,
así como o cumprimento das garantías previstas na lexislación de protección
de datos.
É unha verdade de Perogrullo que documentos e constancia son os ingredientes
que constitúen a esencia do arquivo como función a través do tempo.
A LAE, aínda que non o defina non podía deixar, por tanto, de regular,
sequera de forma sintética, o arquivo electrónico, o cal, se nos atemos á realidade
normativa preexistente en materia de arquivos, é xa un avance considerable
(Rivero, 2010).
Faino comezando por establecer unha disociación entre o poderán e o deberán,
nesta ocasión investindo un tanto os termos: son os documentos xerados
na relación cos cidadáns e non tanto os producidos como froito da actividade
interna das administracións públicas os que deben ser conservados
obrigatoriamente en soporte electrónico. Algo lóxico se consideramos que,