Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

... A copia auténtica poderá consistir na transcrición íntegra do contido do documento
orixinal ou unha copia realizada por calquera medio informático, electrónico
ou telemático. En ambos os dous casos figurará a acreditación da autenticidade
da copia identificando o órgano, arquivo e organismo que a expide
e a persoa responsable de tal expedición.
(o ámbito de aplicación deste Real decreto é soamente a Administración Xeral
do Estado). Nas copias electrónicas, estas características reflíctense no documento
a través da sinatura e os metadatos.
Non debería confundirse a xeración dunha copia auténtica dun documento
electrónico con procesos de consulta e ou ben descarga do orixinal, a través,
por exemplo, da habilitación dun acceso nunha determinada sede electrónica.
A vista ou o acceso a un documento non implica necesariamente a
realización dunha copia, senón soamente unha representación ou manifestación
do documento orixinal en pantalla, que se se descarga xunto a todas
as propiedades do orixinal, tería tamén a súa mesma eficacia, é dicir, carácter
de orixinal.
Para a expedición dunha copia auténtica é necesario asegurar que a súa
expedición é realizada por unha organización competente para iso conforme
ás normas de competencia e procedemento que corresponden en cada caso
(artigo 46 da Lei 30/1992). A copia xerada deberá ter a sinatura electrónica
da organización competente e o seu identificador reflectiríase no metadato
correspondente. Para este procedemento, o documento sobe o que se expide
a copia debe ter calidade de «orixinal» ou «copia auténtica» e ser conservado
pola organización responsable da súa custodia.
Para avaliar a autenticidade e integridade do documento copia, este debe
incluír unha sinatura electrónica. Esta sinatura pode ser incorporada nalgún
dos procesos previos aplicados (dixitalización ou conversión). No caso da
copia papel auténtica do documento electrónico, incluirá a representación
da sinatura para a súa verificación na sede electrónica.
Pódense considerar os seguintes tipos de copia auténtica:
❚ Copia electrónica auténtica con cambio de formato. Tanto a orixe como
o destino teñen natureza electrónica e ademais, para a obtención da copia
se require un cambio de formato. Aplicaríase un procedemento de
conversión de formato. O carácter de copia auténtica, reflectiríase no correspondente
metadato.
❚ Copia electrónica auténtica de documento papel. A partir dun orixinal
en soporte papel créase un novo documento electrónico con calidade de
copia auténtica para o que é necesario aplicar un proceso de dixitaliza-
297