Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

adscripción a un procedimiento o, en su defecto, directamente al cuadro
de clasificación.
Tramitación
Los documentos en tramitación o pertenecientes a expedientes ya conclusos
pero no transferidos todavía al Archivo se conservan en el gestor Alfresco,
aunque éste resulta transparente para el usuario, que realizará todas las búsquedas
y recuperaciones a través del tramitador. Por lo tanto, no hemos tenido
que diseñar pantallas de búsqueda ni de presentación en la parte de Alfresco
que se ocupa de conservar los documentos pertenecientes a expedientes,
aunque sí vamos a tener que hacerlo con los que se conservan en el
gestor de documentos corporativos, también bajo Alfresco.
Relación del cuadro de clasificación
con el inventario de procedimientos
Uno de los puntos mas importantes del proceso desde nuestro punto de vista
es establecer la relación entre el inventario de procedimientos y el archivo.
Para ello, cada uno de los procedimientos incluidos en el inventario tiene
su relación con una serie del cuadro de clasificación de fondos, y cada serie
del cuadro está ligada a uno o varios procedimientos. Esto se ha realizado
mediante una base de datos (véase contenido en anexo I) que incluye en
uno de sus campo el o los procedimientos a los que cada serie documental
está asociada, así como las decisiones sobre su conservación o eliminación.
De esta forma, en el momento en que se crea un expediente y se le adscribe
a uno de los procedimientos incluidos en el inventario, automáticamente
se produce su relación con la serie documental que le corresponde y a su vez
con la información sobre los periodos de conservación, fecha prevista de eliminación,
muestreo, acceso, etc. Esta información se incluirá como metadatos
asociados al expediente.
A su vez, ambos instrumentos (cuadro e inventario) están unidos a las
entidades o unidades gestoras que los producen, también a través de
una base de datos (véase anexo II). La base de datos de entidades incluye
el establecimiento de relaciones jerárquicas que permiten la recreación
del organigrama, y temporales, que dan información sobre la evolución
a lo largo del tiempo, información muy útil para la aplicación de gestión
electrónica de documentos ya que establece las relaciones de sucesor-antecesor
y permite «heredar» los expedientes asociados a las diversas entidades.
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