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Estrategias en arquitecturas para la captura de documentos Estrategias en arquitecturas para capturar documentos digitales Desde la articulación a principios de los años noventa del siglo veinte de los principios fundamentales del archivar electrónico, las arquitecturas han evolucionado para hacer más fácil el diseño de estrategias para el archivar digital, aun cuando la generalización de la cultura digital a todas las actividades de la vida ha complicado implantaciones que no hacen uso de ellas. Conceptualmente, hemos sabido cómo capturar y cómo conservar documentos digitales durante quince años. Pero la estrategia que se ha utilizado para traer los documentos electrónicos a los archivos ha fallado. Los documentos electrónicos que se han mantenido en sistemas ofimáticos locales antes de la transferencia al archivo, en gran medida no han sido transferidos en absoluto, y cuando lo han sido, han tenido dudoso valor como evidencia a causa de las condiciones bajo las que fueron almacenados desde el momento de su creación. Este fracaso fundamental es una consecuencia inherente a una estrategia que ha confiado en las transferencias masivas de documentos electrónicos desde sistemas activos, y de manera más reciente desde sistemas separados diseñados para la gestión de documentos, a los archivos. En lugar de esta estrategia, deberíamos estar ingresando documentos en entornos seguros desde el momento de la creación y la «transferencia» a los archivos debería ser simplemente un cambio en el estado del documento, basado en una valoración que puede tener lugar en cualquier momento después de la ingesta. La implantación técnica que tenemos que realizar para satisfacer esta estrategia es construir Servicios web de archivo (que también podrían llamarse servicios de gestión de documentos) cuyas APIs hagan imposible que los creadores de los documentos no generen documentos con carácter de evidencia de sus actividades en curso y proporcionen los controles requeridos por David Bearman Archives & Museum Informatics, Toronto Canadá 545
546 gestores de documentos y archiveros para gestionar el documento a lo largo del tiempo. Para comprender por qué y cómo estas APIs detectables para servicios de archivo podrían resolver el problema de la gestión de documentos a aquellos que quieren mantener documentos electrónicos es necesario reestablecer los principios de la arquitectura de los archivos digitales, identificar dónde ha sucedido el fallo, y explorar los principios y métodos de las Arquitecturas Orientadas a Servicios. El marco de una arquitectura para la gestiónde documentos electrónicos El primero, y más fundamental principio, de cualquier arquitectura para la gestión de documentos electrónicos es que los documentos lo son de transacciones. Por definición, las trans-acciones sólo suceden cuando los datos se mueven entre un sistema o fuente, y otro. Esto nos proporciona tanto la definición funcional de documento como los medios a juzgar para capturar documentos cuando, y en el modo que, cruzan el espacio lógico entre sistemas o fuentes. Dado que los documentos son creados por la trans-acción, el documento auténtico sólo puede ser capturado en el momento de su creación y recepción. Esto era en efecto lo que las oficinas de registro del siglo diecinueve hacían, sirviendo como único conducto de los documentos desde los creadores hasta los receptores, y capturando una copia para lograr esto1 . Se ha demostrado que la ausencia de una función correlativa en el proceso de comunicación electrónica de las organizaciones es el problema esencial de las estrategias de archivo electrónico que hemos adoptado hasta la fecha. Los archiveros han sido en gran medida culpables de esto, en particular porque el Proyecto InterPARES adoptó una definición de documentos de archivo como aquellos que han sido realizados o recibidos y guardados para acción o referencia. Aunque «guardados» sólo requería que los documentos entraran primero bajo el control de la oficina de origen o de recepción, parecía que se requería a los implantadores que los documentos se almacenaran físicamente de manera local, conduciendo a esfuerzos costosos y en gran medida ineficaces para crear sistemas de gestión de documentos localmente distribuidos, seguros, dentro de las agencias. Lógicamente, no se puso ninguna barrera a la implantación de esta definición de documento mediante un flujo que garantizara el tener un servicio centralizado y remoto de documentos y archivos que obtuviera todas las transacciones cuando ocurrieran, y eliminando los documentos sin importancia archivística sobre una base reglada. Esta última estrategia fue la que mis colegas y yo adelantamos en los años
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Referencias BEARMAN, David. Electro
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Representations, Special issue: Mem
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11 Aunque no exhaustivas, véanse p
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656 Los sistemas de gestión de doc
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660 audio digital que aportan una v
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662 ❚ El modelo PAMIAS En el año
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666 ❚ Australia SPIRT, este proye
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668 En la definición de cada uno d
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ook. January 2002. Geneve: ISO, 200
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676 Medidas para garantizar la recu
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678 El Esquema Nacional de Segurida
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Figura 2: Panorámica de conceptos
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700 Es importante recordar que todo
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706 ¬ Registro civil: Partidas de
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Figura 1: Esquema General del Model
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718 ❚ Definir el modelo de Audito
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738 Anexo I: Base de Datos de Cuadr
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746 MENU SUBMENU Anexo V: Tipos de
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Referencias CASELLAS i Serra, Lluí
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Figura 2: Materiales didácticos 76
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768 Notas 1 Para este proyecto se h
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798 ❚ Muestreo aleatorio. ❚ Ver
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800 nuevos retos. El acceso on-line
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Eric Ketelaar Archives into the fut
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Daniel de Ocaña Legal and archival
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David Bearman Revisiting Architectu
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a technologically neutral approach
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