Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

O portal enfróntase a unha dobre tesitura, por unha banda, que a base de
datos en crecemento exponencial dos seus contidos determina que as estratexias
de busca a texto completo [full text searching] a pesar da súa potencia
non permiten atallar o eterno problema da limitación de datos nas consultas
xenéricas e intuitivas que adoitan formular os usuarios e a xestión das
enormes listas de resultados que poden proporcionar: en PARES ofrécense
ate c. 30.000 resultados asociados a buscas xenéricas como, por exemplo,
un apelido ou un topónimo. Por outra banda, é necesario posuír un rico e
suficiente banco de datos normalizados co que elaborar un motor de busca
específico de puntos de acceso, así como unha ferramenta de xestión interna
dos mesmos máis perfeccionada para operar cos sistemas de relacións xerárquicas
e verticais, e poder comprobalos con eficacia. Por iso, para evolucionar
as estratexias dos buscadores de PARES na Internet e Intranet [Intrapares],
a Subdirección Xeral dos Arquivos Estatais comezou en 2008 a elaborar
a primeira norma.
Para iso se creou un grupo de traballo con técnicos expertos en descrición
e indización procedentes da maioría dos arquivos para elaborar un documento
de norma que foi remitido a comentario e observacións a todos os arquivos
e centros de apoio da rede estatal de arquivos. O resultado foi a elaboración
da Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados en
las descripciones de documentos de archivo, publicada á comunidade profesional
en setembro de 2010 (Norma) 4 . Como se expresa no propio documento,
a finalidade desta norma, a primeira no ámbito dos Arquivos Estatais, é
a optimización da busca e a recuperación de descricións de documentos de
arquivo e, en última instancia, facilitar o acceso dos usuarios ao patrimonio
documental. Este documento homologador presenta tamén a particularidade
de ofrecer criterios baseados na práctica real da descrición nos nosos arquivos,
que poden servir para a elaboración, tanto de puntos de acceso de
indización, como para a creación de autoridades arquivísticas. A finalidade
última na elaboración destes bancos de encabezamentos e autoridades é a
creación de rexistros e tesauros segundo o seguinte esquema:
Con eles, búscase xerar un punto de acceso
adscrito a un só tipo de categoría (xeográ- Rexistros de Autoridade
ficos, materias; institucións, persoas, familias), ❚ Institucións
creándose tantos puntos de acceso como se- ❚ Persoas
xan necesarios, pero centrándose no posible ❚ Familias
na información fixada no formulario de descrición.
Por iso, o nivel de eficacia dos puntos de
acceso irá en función do nivel e a calidade da descrición elaborada. Nestes
momentos, dentro do ámbito do Portal de Arquivos Españois se está a ela-
Tesauros
❚ Xeográficos
❚ Materias
395