Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

334
Figura 3:
Relacións entre
web, entidades,
clasificación e
procedementos
Xestor de documentos corporativos
O obxectivo da Dirección Xeral de Ciencia e Tecnoloxía era acabar co papel
no traballo cotián do Concello, especialmente nas comunicacións internas.
Por outra banda, había que dar tamén unha solución a toda esa documentación
que non forma parte de ningún expediente regrado pero si é documento
de arquivo, como poden ser actas, memorias, informes de actuacións,
rexistros, etc. E por último era necesario atopar a maneira de organizar a documentación
de traballo dos servizos, aquela que serve como apoio informativo
pero que normalmente non remata no Arquivo.
Para integrar toda esta masa documental se optou por utilizar a mesma
aplicación de xestión de documentos que está unida ao tramitador, é dicir,
Alfresco, no que denominamos «xestor de documentos corporativos». Este
xestor está dividido en tres zonas: zona de traballo, zona de arquivo e zona
de comunicacións. Cada servizo ten a súa zona de traballo e a organiza segundo
as súas necesidades. A documentación que se garda na zona de traballo
non pasa ao Arquivo nin se controla de ningunha maneira, aínda que
si se van establecer uns criterios de eliminación periódica para que non se colapse.
A zona de comunicacións será a que permita eliminar o correo interno
en papel. Por último, na zona de arquivo os diferentes servizos municipais
deberán gardar aquela documentación que ate agora transferían ao Arquivo
e que non estaba formada por expedientes. A organización desta zona de
arquivo debería ser unha transposición do cadro de clasificación, pero nestes
momentos non dispoñemos da capacidade de analizar cada un dos servizos
para estudar a totalidade da documentación corporativa que xeran e actua-