Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

258
ración, compartir o coñecemento e colaborar, velocidade das comunicacións
e difusión da información, complexidade do entorno lexislativo e normativo,
expectativas dos cidadáns e clientes en relación á democratización das organizacións
para que actúen dun modo coherente e transparente, responsable
e socialmente comprometido, etc. poden afectar a calquera tipo de organización
ou institución. Hai unha demanda para que as organizacións, tanto
as que teñen ánimo de lucro como as que non, empresas e administracións
públicas, grandes ou pequenas, reduzan os seus custos e incrementen o seu
grao de reacción ao entorno.
Os documentos son o resultado da actividade que desenvolven as institucións
e organizacións. Eses documentos creados, reflexo dos procesos de negocio
ou das actividades individuais, son conservados como evidencia desa
actividade.
Como resposta a isto, a normalización e a estandarización permite que ao
implantar un sistema de xestión de documentos e arquivo, a creación e control
dos documentos e o establecemento de puntos de referencia para que
as organizacións valoren a adecuación dos seus documentos, melloran considerablemente.
Ademais a esta realidade de evidencia, hai que engadir a de
memoria (Cook, 2000), a de facer accesible a memoria colectiva (PiggoT;
Mckemmish, 2002).
Estándares na xestión de documentos e arquivo
A estandarización axudou en xeral a dar un empuxe importante á implantación
das funcións da xestión de documentos nos arquivos. Foi a partir do ano
2001, coa publicacióñn da norma ISO 15489: 2001 que se conseguiu unha
visión integral, multidimensional e co enfoque necesario para unha realidade
cambiante, o entorno papel e o entorno dixital.
ISO 15489:2001 como norma principal e xeral para a xestión de documentos
senta as bases para identificar e discutir os beneficios da xestióñn de
documentos, o marco normativo, a política e responsabilidades, as características
dos documentos e os sistemas de xestión de documentos, os procesos
da xestión de documentos e de control e supervisión, auditoría e formación.
Un eixo central, no “programa de actuación arquivística” do cal teñen
lugar todos os procesos propios da xestión de documentos. Aporta unha sistemática
que se contempla como un compoñente máis no conxunto dos
procesos de xestión das organizacións, interactuando con cada un deles
(Llansó, 2009). A tradución da norma ao español e ao catalán por parte do
SC1 do CTN/50 de AENOR, conservando a mesma numeración, garantiu a
súa difusión en España.