Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

ción práctica do sistema de xestión de documentos e do seu programa de
tratamento, e identificar os requisitos e procesos de xestión de documentos
no marco da administración electrónica sobre a base de normas e boas prácticas
consolidadas a nivel nacional e internacional; sinalando que a definición,
aprobación e implantación da Política de xestión de documentos electrónicos
nunha administración implicará diferentes graos de responsabilidade
que deben asumirse por directivos, responsables de procesos, técnicos arquiveiros
e empregados públicos.
Os grandes aspectos a contemplar serían os que se citan a continuación
á luz dos referentes asentados na materia:
En primeiro lugar, as características que acompañan aos documentos electrónicos
ao longo do seu ciclo de vida: autenticidade, fiabilidade, integridade
e dispoñibilidade.
En segundo lugar, a implantación dun sistema institucional de xestión de
documentos electrónicos, como un sistema de xestión máis, no conxunto
dos sistemas de xestión dunha administración (como, por exemplo, económica,
de persoal, etc.). Este sistema alimentaríase dos documentos incorporados
a través do proceso de captura, con independencia de que fosen creados
dentro ou fóra da propia Administración. Os seus compoñentes son a
política, os recursos, o programa e os propios documentos electrónicos.
En terceiro lugar, o establecemento dun programa de tratamento específico
para a xestión de documentos electrónicos dunha administración, de
aplicación tanto en ámbitos puramente electrónicos como analóxicos ou híbridos.
Incluiría os seguintes procesos de xestión de documentos a levarse a
cabo segundo os procedementos establecidos para cada un deles:
¬ Captura de documentos, na que se asigna un identificador ao documentos
e se establece a relación entre este, o seu produtor e o contexto
en que se orixinou, proporcionándolle así o valor probatorio necesario.
¬ Rexistro de documentos como requisito legal definido na lexislación
de procedemento administrativo.
¬ Clasificación de documentos segundo criterios de actividade de acordo
cos cadros de clasificación específicos, e que pode complementarse
mediante a definición de linguaxes controladas e índices.
¬ Descrición de documentos que, orientada especificamente á recuperación
da información, se nutre principalmente da información aportada
na asignación dos metadatos necesarios para a xestión dos documentos
electrónicos.
¬ Cualificación dos documentos que inclúe a determinación dos docu-
285