Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

do a partir del siglo XVIII), hacen que pueda ser utilizada por un amplio abanico
de usuarios y no esté dirigida a un público elitista o minoritario. Por otra
parte las series sacramentales de los fondos parroquiales eran y siguen siendo
con mucho las más consultadas y solicitadas. Nuestra intención era promover
el acceso universal a un tipo de documentos de archivo de interés
también universal y alto contenido social. La puesta en marcha de la página
web y sobre todo el sistema on line de consulta de catálogo y registros sacramentales,
nos han dado la razón, porque ha supuesto la ampliación y variación
del tipo de usuarios tanto por su procedencia geográfica, edad, formación
y mayor o menor destreza en el uso de la informática.
El proyecto se integró perfectamente entre todas las tareas habituales del
archivo, aunque en muchas ocasiones nos desbordó. El Área de conservación
y preservación del Archivo incluyó entre sus tareas la de preparación y comprobación
de microfilmes para su digitalización y después el cotejo de los fotogramas,
las imágenes digitales y los originales, asegurando la perfecta correspondencia
y la codificación correcta de las imágenes, porque luego esa
signatura digital es la que permite enlazarlas con la base de datos de indexación
y de catalogación. Además, la digitalización ha supuesto la incorporación
masiva de un nuevo soporte que hay que almacenar y conservar de
otra manera (cd’s, dvd’s, imágenes y documentos electrónicos). El AHEB-
BEHA ha redefinido parte de su política de preservación para conservar las
imágenes digitales y todos los documentos electrónicos, intentando garantizar
la óptima conservación de la información y de los dispositivos de almacenamiento,
así como aplicar los estándares y procedimientos para asegurar
la integridad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, realizando
los pertinentes estudios y calendarios de conservación de los documentos
(tanto en papel como electrónicos).
De la misma forma, la difusión de los instrumentos de descripción en internet
nos impulsó a profundizar el proceso ya iniciado de normalización de
la descripción y, dado que la digitalización va acompañada del proceso de indexación,
el proyecto ha conllevado la redefinición de la planificación descriptiva
del archivo y la sistematización de las pautas de descripción del
AHEB-BEHA, combinando una catalogación retrospectiva de aquello que estaba
ya descrito con el tratamiento archivístico de lo que no lo estaba y de
forma paralela, elaborando una propuesta de adaptación de la ISAD (G) a
nuestro sistema archivístico.
La digitalización de los fondos del AHEB-BEHA va, como hemos indicado,
acompañada del proyecto de indexación o generación de índices de los registros
sacramentales (bautismos, matrimonios y defunciones hasta 1900) de
la diócesis de Bilbao. En la base de datos se extractan los datos principales
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