Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

papel. Por último, en la zona de archivo los diferentes servicios municipales
deberán guardar aquella documentación que hasta ahora transferían al Archivo
y que no estaba formada por expedientes. La organización de esta zona
de archivo debería ser una transposición del cuadro de clasificación, pero
en estos momentos no disponemos de la capacidad de analizar cada uno de
los servicios para estudiar la totalidad de la documentación corporativa que
generan y actualizar el cuadro, por lo cual se ha optado por dejar libertad al
servicio gestor para organizar la estructura de carpetas, pero obligando a insertar
unos metadatos en el momento de incorporar el documento a la zona
de archivo: esos metadatos nos dirán el tipo de documento (según el listado
que aparece en el anexo VII), el servicio productor, el título del documento,
la fecha de creación, etc. En el momento de la transferencia al archivo
esta información será la que nos permita clasificar y describir adecuadamente
la documentación
Transferencias
Las transferencias de expedientes al Archivo central electrónico se realizarán,
como norma general y mientras no se decida otro plazo, un año después del
cierre del expediente. En ese momento se formará un «paquete» con los diversos
documentos que componen el expediente, con sus metadatos, su índice
y los metadatos del expediente, y será este paquete lo que se transfiera
al Archivo (Nualart, 2008).
Esta transferencia no tiene porqué implicar un cambio de repositorio o
servidor, pero sí, y esto es lo importante, un cambio de responsabilidad. Desde
el momento en que el expediente «paquete» es aceptado en el Archivo
y sellado por éste, las decisiones sobre él serán responsabilidad del Archivo,
quién deberá aplicar las políticas de conservación y eliminación, realizar los
cambios, de formato, ocuparse de la recuperación de la información y de su
puesta a disposición, controlar las consultas y aplicar las políticas de acceso,
así como realizar los resellados necesarios.
Archivo electrónico
El Ayuntamiento de Zaragoza ha decidido gestionar el Archivo electrónico
con el motor Fedora y el interfaz de usuario Muradora. Fedora Commons
(CENATIC, 2009) 4 es un software de arquitectura modular desarrollado en Java
para la administración de activos digitales (Digital Asset Management) sobre
el cual pueden ser implementados muchos tipos de repositorios digitales
como bibliotecas digitales, repositorios institucionales, archivos digitales, ga-
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