Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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❚ Definir el modelo de Auditoría Documental
❚ Definir entidades responsables dentro de la Xunta de Galicia
❚ Definir el nivel base de metadatos (identificación, tipología, clasificación,
indexación) asociados a los documentos
❚ Desarrollar normativa asociada a MXDX dentro del ámbito de la Xunta
de Galicia
❚ Desarrollar políticas base asociadas a las directrices MXDX en función
del ciclo de vida / tipología de documentos
❚ Establecer la Arquitectura de Sistemas, Dimensionamiento y Tipología
de modelo distribuido de MXDX
2. Diseño de Procesos y controles de la gestión de documentos. Características
complementarias, seguridad, almacenamiento, clasificación y
consulta. En esta fase se desarrollarán los procesos, protocolos y controles
que tienen que ver con el núcleo central y globalizador del MXDX. Se
deberán realizar las siguientes tareas:
❚ Documentos que deben incorporarse al sistema: en función del
marco reglamentario, las necesidades de gestión y el riesgo que supondría
que no se incorporasen los documentos.
❚ Determinación de los plazos de conservación: igualmente basado
en el marco reglamentario y con especial atención a su contribución
a la memoria de la organización y al soporte legal probatorio de la propia
conservación.
❚ Incorporación de los documentos: para ello deberá definirse la clasificación
e indexación de los documento de manera que se permita la
correcta asociación, agrupación, denominación, protección, concesión
de permisos de uso y recuperación, disposición e identificación de documentos
esenciales.
❚ Registro: El objetivo principal del registro en un sistema de gestión
de documentos es proporcionar testimonio de la creación o incorporación
de un documento y a su vez facilitar su recuperación. El registro
se basa en la incorporación de una breve información descriptiva o de
metadatos sobre el documento original así como la asignación de un
código identificador único en el sistema. El registro formaliza la incorporación
de un documento en el sistema de gestión de documentos.
❚ Clasificación, Cuadros de Clasificación y Vocabularios: clasificación
documental en función de las actividades de la organización. Los
vocabularios controlados proporcionan un apoyo para los sistemas de
clasificación y los índices. Éstos deben ser proporcionales a la complejidad
de los documentos que trate la organización. Los vocabularios