Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

Un aspecto crítico en relación con el expediente electrónico, que creo
pendiente de perfilarse con mayor claridad, es si ha de formarse necesariamente
en todo caso desde el inicio de una tramitación o si puede generarse
a demanda partiendo de la información conservada en bases de datos61 . En
otras palabras, cómo establecer un modelo técnica y legalmente válido que
aúne los modelos docucéntrico y datacéntrico. Quizá un caso aclare esta
cuestión.
En TECNIMAP 2010 un alto cargo de la Seguridad Social aludió al enorme
número de transacciones anuales, que generan millones de registros en
sus bases de datos. A partir de esas bases el sistema, cuando es preciso, produce
un expediente (como ejemplo, una solicitud de fe de vida laboral) con
su correspondiente Código Seguro de Verificación (CSV). Pero ¿qué sucede
si un juez solicita «copia del documento original»? Surgen dos cuestiones:
a. La necesidad de crear un expediente electrónico conlleva la de conservarlo
posteriormente y tal exigencia, confrontada con un volumen de
millones de registros mensuales a conservar durante largo tiempo, exige
necesariamente normas y políticas adecuadas de valoración y eliminación
de documentos.
b. La cuestión de la validez de los datos incorporados a las bases: en aquella
mesa se propuso garantizar por ley la validez de los datos contenidos
en las bases de la SS. Esto ya se contempla el art. 51.2 RDDPLAE…
pero de los datos procedentes en origen de documentos electrónicos
—y, por tanto, firmados electrónicamente— 62 .
El art. 6.2.f LAE establece el derecho de los ciudadanos a la conservación
en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos
electrónicos que formen parte de un expediente. Tras el concepto conservación
nos encontramos diversas acepciones, en absoluto excluyentes entre sí,
antes al contrario:
❚ Conservación de los documentos públicos en tanto bienes públicos.
❚ Conservación de los documentos como testimonio de y presupuesto para
el ejercicio de funciones administrativas y la defensa de derechos.
❚ Conservación de los documentos en tanto bienes del patrimonio documental.
Lo primero que llama un tanto la atención es la incorporación de una
acepción más: la conservación como derecho ciudadano, frente a lo que hasta
ahora había sido una obligación legal de las Administraciones Públicas. Es-
501