Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

Igualmente se traballou nun prego-tipo de dixitalización masiva para o caso
de que se contrate con terceiros os procesos de escaneo de grandes cantidades
de documentos homoxéneos, posibilidade recollida pola ordenanza
no seu artigo 54.5. As condicións que se estipulan son as seguintes:
❚ O software debe estar homologado pola Axencia Tributaria para a dixitalización
certificada de facturas.
❚ Parámetros técnicos: os mesmos que na dixitalización realizada por empregados
municipais. 200 dpi, b/n, PDF-A, non modificables polos operadores,
optimización automática da imaxe.
❚ Metadatos: distínguese entre os metadatos que son iguais para todos os
documentos ou se obteñen de maneira automática (tipo de documento,
carácter de copia ou orixinal, procedemento manual ou automatizado,
identidade do autor da dixitalización, data e hora, parámetros de configuración
do escáner) e os propios de cada documento (identificador único,
nome do ficheiro, expediente ao que está asociado, etc…), que se inserirán
na base de datos.
❚ Especifícase cal debe ser o tratamento da documentación en papel durante
todo o proceso: entrega, dixitalización e devolución.
❚ Considéranse como garantías técnicas e xurídicas suficientes para asegurar
a autenticidade e integridade as seguintes:
❚ Custodia segura da documentación en papel.
❚ Utilización de software certificado.
❚ Selado de tempo.
❚ Sinatura realizada mediante un proceso automático, inmediatamente
despois do escaneo, mentres a imaxe está aínda en memoria.
❚ Sinatura da base de datos adxunta.
❚ Dobre control de verificación pola empresa.
❚ Documentación de todo o proceso.
❚ Entrega do traballo: especifícanse as condicións da devolución da documentación
en papel e da entrega das imaxes dixitalizadas.
❚ Condicións de protección de datos: a empresa debe asegurar que se
mantén a confidencialidade dos datos. Esíxese á empresa que non conserve
copia dos documentos dixitalizados.
❚ Sistema de supervisión e auditoría por parte do Concello, coa posibilidade
de rexeitar as dixitalizacións defectuosas e conseguinte obriga por
parte da empresa de volver escanear os documentos que non cumpran
cos mínimos de calidade.
339