Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

260
Os sistemas de xestión de documentos deberíanse deseñar de modo que os documentos
permanezan accesibles, auténticos, fiables e utlizables durante todo
o período de conservación, con independencia de calquera cambio operado no
sistema; como, por exemplo, a migración a un software diferente, unha nova
presentación en formatos de emulación ou calquera outra forma futura de presentar
os documentos. Cando un destes procesos teñen lugar, se debería conservar
un testemuño do mesmo xunto cos datos relativos a calquera variación
do deseño e formato dos documentos.
Esta definición é a que vou xustificar ao longo deste traballo.
A esencia dun documento de arquivo, e o que o distingue doutros tipos
de obxectos dixitais, é a existencia de metadatos que definen o contido, o
contexto e a estrutura do documento ao longo do tempo (Duranti, 1996;
Duranti; Thibodeau, 2006).
Os arquiveiros e xestores de documentos descubrimos que os metadatos,
que por defecto acompañan un obxecto dixital, con frecuencia non son tan
completos como sería necesario para describir ese obxecto. Unha das razóns
desa deficiencia é que están creados inicialmente sen proveer a suficiente
evidencia do contexto de creación e uso, como son os metadatos que van dirixidos
a responder cuestións de por que se creou o documento, cando se
mandou e recibíu, cales eran os usuarios do documento, quen tivo a custodia
do documento. A dispoñibilidade deses metadatos é imprescindible para
establecer a diferencia entre un documento de arquivo ou non, sobre todo
cando se analizan en periodos máis longos de tempo.
Outra deficiencia na creación de metadatos é a ausencia da documentación
da estrutura do documento. É dicir, é de suma importancia a descrición
de metadatos estruturais que describan como se abriu ou leu un documento
de arquivo, como era orixinalmente e foi visualizado. Moitas veces os sistemas
de metadatos non incorporan suficiente cantidade e calidade de metadatos
que permitan aos arquiveiros xestionar o obxecto a través do tempo
e transmitir aos futuros usuarios da organización os tipos de decisións e as
consecuencias desas decisións. Realmente se eses metadatos non son significativos,
non imos poder cualificar eses documentos electrónicos como documentos
de arquivo porque non se pode demostrar a súa evidencia (Bearman,
1994).
Os metadatos poden estar almacenados co obxecto dixital ou pódense almacenar
por separado. Aínda que este almacenamento dos metadatos co
obxecto que describe, garante que os metadatos non se perden, evita pro-