Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

156
comprender por que e como estas APIs detectables para servizos de arquivo
poderían resolver o problema da xestión de documentos a aqueles que queren
manter documentos electrónicos é necesario re-establecer os principios da arquitectura
dos arquivos dixitais, identificar onde sucedeu o fallo, e explorar os
principios e métodos das arquitecturas orientadas a servizos.
O marco dunha arquitectura
para a xestión de documentos electrónicos.
O primeiro, e máis fundamental principio, de calquera arquitectura para a
xestión de documentos electrónicos é que os documentos o son de trans-accións.
Por definición, as trans-accións só suceden cando os datos se moven
entre un sistema ou fonte, e outro. Isto proporciónanos tanto a definición
funcional de documento como os medios a xulgar para capturar documentos
cando, e no modo que, cruzan o espazo lóxico entre sistemas ou fontes.
Dado que os documentos son creados pola trans-acción, o documento
auténtico só pode ser capturado no momento da súa creación e recepción.
Isto era en efecto o que as oficinas de rexistro do século dezanove facían,
servindo como único conduto dos documentos dende os creadores ate os receptores,
e capturando unha copia para lograr isto . Demostrouse que a ausencia
dunha función correlativa no proceso de comunicación electrónica
das organizacións é o problema esencial das estratexias de arquivo electrónico
que adoptamos ate a data. Os arquiveiros foron en gran medida culpables
disto, en particular porque o Proxecto IntePARES adoptou unha definición
de documentos de arquivo como aqueles que foron realizados ou recibidos
e gardados para a acción ou referencia. Aínda que «gardados» só requiría
que os documentos entraran primeiro baixo o control da oficina de orixe
ou de recepción, parecía que se requiría aos implantadores que os documentos
se almacenaran fisicamente de maneira local, conducindo a esforzos
custosos e en gran medida ineficaces para crear sistemas de xestión de documentos
localmente distribuídos, seguros, dentro das axencias. Loxicamente,
non se puxo ningunha barreira á implantación desta definición de documento
mediante un fluxo que garantira ter un servizo centralizado e remoto
de documentos e arquivos que obtivese todas as transaccións cando sucedesen,
e eliminando os documentos sen importancia arquivística sobre
unha base regrada. Esta última estratexia foi a que os meus colegas e máis
eu adiantamos nos anos noventa do século vinte, pero neste momento existían
estratexias tecnolóxicas inadecuadas para o control a nivel de ítem (2) e
a captura durante a creación de documentos, como discutirei posteriormente
na sección II.