Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

280
Medidas para garantir a recuperación e conservación do
documento electrónico
O citado Real decreto 4/2010 dedica o seu capítulo X á recuperación e conservación
do documento electrónico. En liñas xerais este capítulo X trata a
adopción de medidas para a recuperación e conservación dos documentos;
os aspectos de seguridade, os formatos dos documentos e a dixitalización de
documentos en soporte papel.
En primeiro lugar, establece que as administracións públicas adoptarán as
medidas organizativas e técnicas necesarias para garantir a recuperación e
conservación do documento electrónico ao longo do seu ciclo de vida, contemplando
o seguinte:
¬ A definición dunha política de xestión de documentos.
¬ A inclusión nos expedientes dun índice electrónico asinado polo órgano
ou entidade actuante que garanta a integridade do expediente
electrónico e permita a súa recuperación.
¬ A identificación única e inequívoca de cada documento por medio
de convencións axeitadas, que permitan clasificalo, recuperalo e referirse
ao mesmo con facilidade.
¬ A asociación dos metadatos mínimos obrigatorios e, de ser o caso,
complementarios, asociados ao documento electrónico, ao longo do
seu ciclo de vida, e incorporación ao esquema de metadatos.
¬ A clasificación, de acordo cun plan de clasificación.
¬ O período de conservación dos elementos de acordo coa lexislación
en vigor.
¬ O acceso completo e inmediato aos documentos a través de métodos
de consulta en liña que permitan a visualización dos documentos.
¬ A adopción de medidas para asegurar a conservación dos documentos
electrónicos ao longo do seu ciclo de vida.
¬ A coordinación horizontal entre o responsable de xestión de documentos
e os restantes servizos interesados en materia de arquivos.
¬ A transferencia, de ser o caso, dos expedientes entre os diferentes
repositorios electrónicos para os efectos de conservación, de acordo co
establecido na lexislación en materia de arquivos, de maneira que se
poida asegurar a súa conservación, e recuperación a medio e longo
prazo.
¬ Se o resultado do procedemento de avaliación documental así o establece,
borrado da información, ou de ser o caso, destrución física
dos soportes, de acordo coa lexislación que resulte de aplicación, deixando
rexistro da súa eliminación.