Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

guieron generando ficheros de índices dentro del ámbito de cada archivo, replicado
en su propio sistema de descripción informatizada. En el momento
de la creación de las primeras redes de información integradas como Archivos
Españoles en Red (2003) y de PARES (2007) se puso de manifiesto la existencia
de más de un millón de términos caracterizados por su duplicación y
un alto grado de formas diferentes para el mismo concepto o entidad. Los
desarrollos de PARES se plantearon acometer la solución de estas problemáticas,
proporcionándose las primeras herramientas de creación, unificación y
gestión de puntos de acceso, pero esto no sería suficiente.
El portal se enfrenta a una doble tesitura, por un lado, que la base de datos
en crecimiento exponencial de sus contenidos determina que las estrategias
de búsqueda a texto completo [full text searching] a pesar de su potencia
no permiten atajar el eterno problema de la limitación de datos en las
consultas genéricas e intuitivas que suelen plantear los usuarios y la gestión
de las enormes listas de resultados proporcionables: en PARES se ofrecen
hasta c. 30.000 resultados asociados a búsquedas genéricas como, por ejemplo,
un apellido o un topónimo. Por otro lado, es necesario poseer un rico y
suficiente banco de datos normalizados con el que elaborar un motor de
búsqueda específico de puntos de acceso, así como una herramienta de gestión
interna de los mismos más perfeccionada para operar con los sistemas
de relaciones jerárquicas y verticales, y poder testearlos con eficacia. Por ello,
para evolucionar las estrategias de los buscadores de PARES en Internet y Intranet
[Intrapares], la Subdirección General de los Archivos Estatales comenzó
en 2008 a elaborar la primera norma.
Para ello se creó un grupo de trabajo con técnicos expertos en descripción
e indización procedentes de la mayoría de los archivos para elaborar un
documento de norma que fue remitido a comentario y observaciones a todos
los archivos y centros de apoyo de la red estatal de archivos. El resultado
ha sido la elaboración de la Norma para la elaboración de puntos de acceso
normalizados en las descripciones de documentos de archivo, publicada
a la comunidad profesional en septiembre de 2010 (Norma) 3 . Como se
expresa en el propio documento, la finalidad de esta norma, la primera en
el ámbito de los Archivos Estatales, es la optimización de la búsqueda y la
recuperación de descripciones de documentos de archivo y, en última instancia,
facilitar el acceso de los usuarios al patrimonio documental. Este documento
homologador presenta también la particularidad de ofrecer criterios
basados en la práctica real de la descripción en nuestros archivos, que
pueden servir para la elaboración, tanto de puntos de acceso de indización,
como para la creación de autoridades archivísticas. La finalidad última en la
elaboración de estos bancos de encabezamientos y autoridades archivísticas
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