Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

converteuse posteriormente en requisitos de xestión de documentos baixo
un instrumento regulador, isto é, a Directiva de Xestión de Documentos do
Goberno de Canadá, promulgada polo Secretariado da Xunta do Tesouro.
Non obstante, a doxa das normas de documentación do White Paper segue
a ser esencialmente a mesma dentro do novo contexto da xestión de documentos.
As normas de documentación son codificacións da estratexia, a metodoloxía,
os procesos e os procedementos de xestión de documentos, determinadas
e establecidas polas institucións do goberno en apoio da toma de decisións
e para asegurar a presenza continuada dunha evidencia documental
adecuada de actividades ao longo do tempo.
Especificamente, as normas de documentación están deseñadas para proporcionar
contexto, coherencia e explicación á toma de decisións, os programas,
os servizos e os resultados institucionais.
1. Identificando recursos de información con valor administrativo aos niveis
suficientes de materialidade ou de detalle requiridos polas organizacións
para executar as súas actividades, completar transaccións, lograr resultados
e medir ou ponderar o funcionamento.
2. Integrando o desenvolvemento de activos de recursos de información
nos procesos de xestión da administración pública como un requisito funcional
de planificación, organización, dirección, control e supervisión das
actividades.
3. Vinculando e facendo corresponder os requisitos de documentación
dos programas e servizos institucionais ao contexto organizativo, desenvolvendo
modelos de proceso integrados e diagramas de actividades de
programas de orientación a servizos que identifiquen fluxos de tarefas e
especifiquen as etapas en que deben crearse ou capturarse os documentos,
e
4. Determinando e describindo a natureza, as características, a extensión,
a organización, o tratamento, a conservación, a valoración e a selección
dos recursos de información que deben crearse ou capturarse como documentos
por parte das organizacións de maneira continuada para satisfacer
os requisitos das actividades, de responsabilidade, de administración
e legais.
En moitos aspectos, as normas de documentación son simplemente prescricións
para a xestión de documentos organizativa. Dentro de parámetros
de función e proceso definidos de maneira separada e formal, as normas de
documentación identifican a evidencia documental requirida polas organiza-
247