Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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❚ Selección de soportes físicos tecnolóxicos de conservación do repositorio. ❚ Definir/completar o catálogo de procedementos ❚ Definir/completar a tipoloxía documental ❚ Definir o modelo de auditoría documental ❚ Definir entidades responsables dentro da Xunta de Galicia ❚ Definir o nivel base de metadatos (identificación, tipoloxía, clasificación, indexación) asociados aos documentos ❚ Desenvolver normativa asociada a MXDX dentro do ámbito da Xunta de Galicia ❚ Desenvolver políticas base asociadas ás directrices MXDX en función do ciclo de vida/tipoloxía de documentos ❚ Establecer a arquitectura de sistemas, dimensionamento e tipoloxía de modelo distribuído de MXDX 2. Deseño de Procesos e controis da xestión de documentos. Características complementarias, seguridade, almacenamento, clasificación e consulta. Nesta fase desenvolveranse os procesos, protocolos e controis que teñen que ver co núcleo central e globalizador do MXCX. Deberanse realizar as seguintes tarefas: ❚ Documentos que deben incorporarse ao sistema: en función do marco regulamentario, as necesidades de xestión e o risco que suporía que non se incorporasen os documentos. ❚ Determinación dos prazos de conservación: igualmente baseado no marco regulamentario e con especial atención á súa contribución á memoria da organización e ao soporte legal probatorio da propia conservación. ❚ Incorporación dos documentos: para iso deberá definirse a clasificación e indexación dos documentos de maneira que se permita a correcta asociación, agrupación, denominación, protección, concesión de permisos de uso e recuperación, disposición e identificación de documentos esenciais. ❚ Rexistro: O obxectivo principal do rexistro nun sistema de xestión de documentos é proporcionar testemuño da creación ou incorporación dun documento e pola súa vez facilitar a súa recuperación. O rexistro Figura 2: Modelo distribuído. Figura 3: Modelo de Xestión Documental 321
322 baséase na incorporación dunha breve información descritiva ou de metadatos sobre o documento orixinal así como a asignación dun código identificador único no sistema. O rexistro formaliza a incorporación dun documento no sistema de xestión de documentos. ❚ Clasificación, cadros de clasificación e vocabularios: clasificación documental en función das actividades da organización. Os vocabularios controlados proporcionan un apoio para os sistemas de clasificación e os índices. Estes debe ser proporcionais á complexidade dos documentos que trate a organización. Os vocabularios deben explicitar as definicións así como o uso dos termos dentro da organización. ❚ Indización, atribución de números e códigos: que permita identificar e localizar os documentos. ❚ Almacenamento e manipulación: Todo documento que forma parte do sistema de xestión de documentos débese almacenar en soportes e formatos que garantan a súa dispoñibilidade, fiabilidade, autenticidade e conservación durante o tempo necesario. Todo o relativo ao seu mantemento, manipulación e almacenamento cobra especial relevancia ao longo da súa existencia. ❚ Control de acceso: O control de acceso garantirase mediante a asignación dun nivel de acceso que poderá afectar tanto aos documentos como aos individuos que acceden a eles. A xestión do acceso debe garantir que: ¬ Todo documento queda dividido en categorías de acordo ao seu nivel de acceso nun momento dato. ¬ Únicamente as persoas que estean autorizadas a ver un documento poderán recibilo. ¬ Todo documento encriptado poderá ser lido cando se requira e fose autorizado. ¬ Unicamente as persoas autorizadas poderán realizar procesos e operacións relacionados con documentos. ¬ As unidades da organización responsables dunha función concreta atribúen os permisos de acceso aos documentos da súa área de responsabilidade. ❚ Trazabilidade: do uso, accións realizadas sobre os documentos e situación dos mesmos. ❚ Disposición/Destrución documental. 3. Implantación Infraestrutura MXDX e Desenvolvemento de Framework base de servizos. Servizos soporte de plataforma e servizos iniciais asociados ao Rexistro de E/S.
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Referencias BEARMAN, David. Electro
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Representations, Special issue: Mem
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11 Aunque no exhaustivas, véanse p
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656 Los sistemas de gestión de doc
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660 audio digital que aportan una v
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662 ❚ El modelo PAMIAS En el año
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666 ❚ Australia SPIRT, este proye
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668 En la definición de cada uno d
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ook. January 2002. Geneve: ISO, 200
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676 Medidas para garantizar la recu
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678 El Esquema Nacional de Segurida
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700 Es importante recordar que todo
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706 ¬ Registro civil: Partidas de
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Figura 1: Esquema General del Model
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718 ❚ Definir el modelo de Audito
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738 Anexo I: Base de Datos de Cuadr
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METADATOS DEL DOCUMENTO 744 Unidad
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746 MENU SUBMENU Anexo V: Tipos de
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Referencias CASELLAS i Serra, Lluí
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Figura 1: Número de solicitudes y
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Figura 2: Materiales didácticos 76
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768 Notas 1 Para este proyecto se h
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798 ❚ Muestreo aleatorio. ❚ Ver
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800 nuevos retos. El acceso on-line
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Eric Ketelaar Archives into the fut
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Daniel de Ocaña Legal and archival
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David Bearman Revisiting Architectu
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a technologically neutral approach
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Rafael Fresneda Digitazing to prese
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