Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

logía, del Servicio de Modernización (incluido el Archivo y el Registro) y de
otros servicios municipales, esta ordenanza es el instrumento normativo que
va a regir la implantación y el desarrollo de la administración electrónica en
nuestro Ayuntamiento. En lo referente a la gestión de documentos y al archivo,
cabe destacar el Título IV, dedicado en su totalidad a los documentos
electrónicos. El Capítulo I de este título se centra en las clases de documentos
y dedica sendos artículos a los metadatos y a los formatos. El capítulo II
versa sobre la realización de copias en todas sus modalidades y sobre la destrucción
de los documentos en papel, y el Capítulo III está dedicado a la gestión
y conservación de los documentos, con especial incidencia en la eliminación
y el acceso. Dentro de este capítulo hay un artículo titulado «creación
y finalidad del archivo electrónico», que dice así:
1. Se crea el archivo electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza, dependiente
del Archivo Municipal y con el soporte técnico del órgano competente en materia
de tecnología.
2. La finalidad del archivo electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza es la recepción,
almacenamiento, preservación y consulta de documentos electrónicos,
garantizando la autenticidad, integridad, confidencialidad, conservación, disponibilidad,
trazabilidad y custodia de los mismos, así como la no obsolescencia
de los soportes y aplicaciones utilizados.
3. El archivo electrónico del Ayuntamiento de Zaragoza se divide en dos unidades:
a) El archivo de gestión, que conserva los documentos de archivo a partir del
momento en que son transferidos desde la plataforma de tramitación y
mientras mantienen su valor para la gestión administrativa.
b) El archivo central, que conserva los documentos de archivo una vez decaído
su valor para la gestión administrativa, y se encarga de su preservación y
conservación a largo plazo.
Además de esta parte de la ordenanza que regula directamente la gestión
de documentos y el archivo, hay muchos otros artículos que les afectan:
❚ En los artículos 71 y 72 se regula la presentación de documentos de forma
presencial, tanto en soporte electrónico como en papel, y de qué forma
serán incluidos en el sistema y dados por presentados
❚ El concepto de expediente se mantiene en el mundo electrónico, y así
queda reflejado en el artículo 80 (formación de expedientes electrónicos),
incluyendo la obligación de que dispongan de un conjunto de metadatos
y de un índice electrónico
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