Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

cialmente a través de la sede web, que «devuelve» al interesado los documentos
en el formato admitido para que éste solo tenga que firmarlos. Además,
se está trabajando con determinados colectivos profesionales para establecer
unas pautas comunes.
Los documentos textuales y las imágenes fijas van a ser conservados en
PDF/A. Los planos y proyectos en PDF/E. Por el momento no se ha tomado
ninguna decisión definitiva sobre el formato de los documentos sonoros y en
imagen.
Metadatos
Para la elaboración del esquema de metadatos se analizaron las diferentes
normas y propuestas (Vocabularis; Casellas, 2007; ISO23089; MoReq;
ISO15489). En primer lugar se elaboró la ficha con la información que se debía
incorporar sobre cada metadato para los técnicos que implantan las apli-
caciones. 5
El esquema de metadatos6 que ha resultado fruto del trabajo de un equipo
compuesto por personal de los servicios informáticos, del archivo y de la
empresa desarrolladora (Indra) distingue entre metadatos propios del documento
y los del expediente.
La información que se convertirá en metadatos se va recopilando a lo largo
de la vida de los documentos y expedientes, desde su incorporación al sistema
(registro) hasta su llegada al Archivo, momento en el que se convierten realmente
en los metadatos que van a ir unidos al documento o expediente y a los
que se añadirán posteriormente los generados en el Archivo (como por ejemplo
los referentes a la eliminación o a cambios en las condiciones de acceso).
Copias electrónicas y digitalización de documentos
Tal como se contempla en la Ordenanza (artículos 54 al 58), hay tres posibilidades
de copias auténticas:
❚ Copias electrónicas de documentos en papel: el procedimiento para su
realización incluye la obtención de la imagen a través de escáneres configurados
no modificables por los operadores, la optimización de la imagen
a través de procesos automáticos, el cotejo de la imagen con el documento
original en papel y la firma de la copia electrónica. Se contempla la posibilidad
de realizar copias electrónicas auténticas de un conjunto de documentos
en papel de naturaleza jurídica uniforme de manera automatizada,
siempre que estén firmados con un sello del Ayuntamiento.
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