Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

❚ Selección de soportes físicos tecnolóxicos
de conservación do repositorio.
❚ Definir/completar o catálogo de procedementos
❚ Definir/completar a tipoloxía documental
❚ Definir o modelo de auditoría documental
❚ Definir entidades responsables dentro da
Xunta de Galicia
❚ Definir o nivel base de metadatos (identificación,
tipoloxía, clasificación, indexación) asociados aos documentos
❚ Desenvolver normativa asociada a MXDX dentro do ámbito da Xunta
de Galicia
❚ Desenvolver políticas base asociadas ás directrices MXDX en función
do ciclo de vida/tipoloxía de documentos
❚ Establecer a arquitectura de sistemas, dimensionamento e tipoloxía
de modelo distribuído de MXDX
2. Deseño de Procesos e controis da xestión de documentos. Características
complementarias, seguridade, almacenamento, clasificación e
consulta. Nesta fase desenvolveranse os procesos, protocolos e controis
que teñen que ver co núcleo central e globalizador do MXCX. Deberanse
realizar as seguintes tarefas:
❚ Documentos que deben incorporarse ao sistema: en función do
marco regulamentario, as necesidades de
xestión e o risco que suporía que non se incorporasen
os documentos.
❚ Determinación dos prazos de conservación:
igualmente baseado no marco regulamentario
e con especial atención á súa
contribución á memoria da organización e
ao soporte legal probatorio da propia conservación.
❚ Incorporación dos documentos: para
iso deberá definirse a clasificación e indexación dos documentos de
maneira que se permita a correcta asociación, agrupación, denominación,
protección, concesión de permisos de uso e recuperación, disposición
e identificación de documentos esenciais.
❚ Rexistro: O obxectivo principal do rexistro nun sistema de xestión de
documentos é proporcionar testemuño da creación ou incorporación
dun documento e pola súa vez facilitar a súa recuperación. O rexistro
Figura 2: Modelo
distribuído.
Figura 3: Modelo de
Xestión Documental
321