Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

A natureza e o impacto substantivos das intervencións de LAC dentro deste
Grupo de Traballo comezaron a emerxer cando os MVAs aprobaron de
maneira colectiva un significativo ‘punto de inflexión’ nas discusións e as deliberacións
do comité, en gran medida sobre o asunto dos documentos transitorios
e a correspondente necesidade de revisar a Norma de Documentos
Transitorios. Promulgada polo anterior Arquivo Nacional en cooperación co
Secretariado da Xunta do Tesouro en 1990, a Norma de Documentos Transitorios
estaba entre os instrumentos de valoración e selección de documentos
que máis se usaban (e dos que máis se abusaba) no goberno, porque
proporcionaba ás institucións unha enormemente ampla flexibilidade de discreción
e interpretación sobre a identificación e selección de documentos
transitorios, dado que se definían como “documentos que se requiren só durante
un tempo limitado para asegurar a finalización dunha acción rutineira
ou a preparación dun documento posterior, ou documentos que o goberno
non require para controlar ou documentar a provisión dde programas, para
levar a cabo as súas funcións, para tomar decisións, nin para render contas
das súas actividades”. Isto estaba a causar unha enorme preocupación dentro
da xestión da información do goberno e outros círculos da administración
pública por motivos obvios.
Cando, por tanto, o Grupo de Traballo pediu a Library and Archives que
revisara a Norma de Documentos Transitorios, acordamos facelo, suposto
que o Gruupo de Traballo abordase primeiro as implicacións da circunstancia
primaria sobre a que se baseaba esta Norma, isto é, se o goberno só precisaba
certa información durante un tempo limitado para completar transaccións
rutineiras ou para facilitar a preparación de documentos posteriores,
que documentos necesitaba o goberno para “controlar, xestionar ou documentar
a provisión de programas, para levar a cabo as súas funcións, para
tomar decisións, ou para render contas das súas actividades”? De maneira
notable —ou quizá non notable, dadas as circunstancias e a claridade da súa
lóxica proposicional— o Grupo de Traballo acordou que tiña que desenvolverse
un novo contexto de xestión de documentos para establecer o valor
administrativo dos recursos de información institucionais ao longo do tempo,
antes de que puidese ser considerada a cuestión da valoración e a selección.
Nun instante e de feito, Library and Archives Canada puxera por completo
ao revés a conversación sobre xestión da información, e desprazado o
seu enfoque tradicional dende a identificación, a valoración e a selección dos
residuos documentais do goberno cara a creación e captura de documentos
que tivesen un valor permanente en apoio da administración pública, isto é,
dende a valoración e a selección de información innecesaria cara a ‘xestión
de documentos’ para os efectos administrativos. Neste proceso, a LAC asig-
245