Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

Tramitación
Os documentos en tramitación ou pertencentes a expedientes xa conclusos
pero non transferidos aínda ao Arquivo consérvanse no xestor Alfresco, aínda
que este resulta transparente para o usuario, que realizará todas as buscas
e recuperacións a través do tramitador. Polo tanto, non tivemos que deseñar
pantallas de busca nin de presentación na parte de Alfresco que se
ocupa de conservar os documentos pertencentes a expedientes, aínda que si
imos ter que facelo cos que se conservan no xestor de documentos corporativos,
tamén baixo Alfresco.
Relación do cadro de clasificación
co inventario de procedementos
Un dos puntos máis importantes do proceso dende o noso punto de vista é
establecer a relación entre o inventario de procedementos e o arquivo. Para
iso, cada un dos procedementos incluídos no inventario ten a súa relación
cunha serie do cadro de clasificación de fondos, e cada serie do cadro está
ligada a un ou varios procedementos. Isto realízase mediante unha base de
datos (véxase contido no anexo I) que inclúe nun dos seus campos o procedemento
ou os procedementos aos que cada serie documental está asociada,
así como as decisións sobre a súa conservación ou eliminación. Desta forma,
no momento en que se crea un expediente e se lle adscribe a un dos
procedementos incluídos no inventario, automaticamente se produce a súa
relación coa serie documental que lle corresponde e pola súa vez coa información
sobre os períodos de conservación, data prevista de eliminación,
mostraxe, acceso, etc. Esta información incluirase como metadatos asociados
ao expediente.
Pola súa vez, ambos os dous instrumentos (cadro e inventario) están unidos
ás entidades ou unidades xestoras que os producen, tamén a través
dunha base de datos (véxase anexo II). A base de datos de entidades inclúe
o establecemento de relacións xerárquicas que permiten a recreación do organigrama,
e temporais, que dan información sobre a evolución ao longo do
tempo, información moi útil para a aplicación de xestión electrónica de documentos
xa que establece as relacións de sucesor-antecesor e permite «herdar»
os expedientes asociados ás diversas entidades.
O inventario de procedementos está unido polo outro extremo co cidadán
a través da web semántica, que permite buscar trámites ou procedementos
utilizando unha linguaxe natural . 3
333