Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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del tiempo. Los métodos para hacer esto con los documentos físicos dependían
de la propiedad de permanecer juntos en un lugar una vez que se ponían
allí, que por supuesto no es el modo en que los documentos electrónicos
son gestionados por sistemas de almacenamiento aleatorio.
El tercer principio crítico de la arquitectura de sistemas para la gestión de
documentos electrónicos es que los métodos, las estructuras y las normas de
la informática cambian a lo largo del tiempo, así que los documentos deben
migrarse de manera continua a formatos más contemporáneos para que sirvan
a los potenciales usuarios. Así, una vez capturados y documentados, los
documentos tienen que ser migrados a nuevas estructuras de datos de manera
permanente, a veces inmediatamente después de su captura. Hemos
aprendido que cuando los documentos se mantienen, ya en instalaciones locales
de archivos, ya en las oficinas que crean los documentos, tanto los costes
de desarrollo de métodos adecuados de migración como el criterio acerca
de cuándo aplicar esos métodos están más allá de la capacidad de sus custodios.
En la pasada década se ha conseguido un sustancial progreso en el
desarrollo de métodos para la conversión de formato y modelos de depósitos
en los que se podría confiar para llevar a cabo tales conversiones como parte
de las estrategias de conservación a largo plazo. Si la gestión de la conservación
a largo plazo fuera encomendada a tales servicios remotos, tendríamos
una oportunidad mucho mayor de conservar la legibilidad y utilidad de los documentos
a lo largo del tiempo. Los archiveros se inclinan a elegir almacenar
sus documentos en depósitos remotos administrados por los tipos de agencias
culturales con las que han trabajado desde hace tiempo —universidades
y departamentos de patrimonio del gobierno— pero los riesgos asociados a
depender de tales entidades a largo plazo exceden con mucho los riesgos de
almacenar los documentos patrimoniales en servicios de cloud computing administrados
de manera comercial. La maquinaria de la economía moderna seguirá
funcionando, incluso cuando las exigencias políticas creen fluctuaciones
en el apoyo a la academia y a los ministerios de patrimonio.
Estos tres elementos fundamentales de la arquitectura, descritos por primera
vez hace más de quince años, han sido refinados por completo durante
más de una década. Los momentos de riesgo asociados con ellos han sido
recientemente reafirmados, después de una revisión de la literatura que
identificaba los orígenes de los fallos en los sistemas de gestión de documentos
digitales (Bearman, 2006). El elemento de riesgo, y el análisis de sistemas,
que no ha sido formalmente calculado en este modelo, se deriva de la conducta
humana y la política. Hemos aprendido que el mero requerimiento a
las organizaciones de que depositen los documentos no conducirá a que sean
depositados adecuadamente, o retenidos de manera archivística, a menos