Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

328
da unha das familias e de, polo menos, os máis significativos dentro de cada
familia co obxecto de modelalos e deixalos dispostos para o seu desenvolvemento
na aplicación.
O segundo concurso dedícase á implantación dunha plataforma de servizos
telemáticos. A solución tecnolóxica elixida polo Concello está baseada no
proxecto W@NDA, que é a plataforma de desenvolvemento creada pola
Xunta de Andalucía, fundamentalmente se utiliza o módulo TREW@ como
motor de tramitación. Unha das razóns de máis peso para esta elección é a
súa condición de software libre, pois esta é unha das liñas estratéxicas dende
hai uns anos do Concello, que o está a implantar en servidores, no escritorio
e nas aplicacións (Cavero, 2008).
A xestión de documentos e o arquivo no proceso
de implantación da Administración electrónica
Unha das funcións que debe cumprir un sistema de Administración electrónica
é a xestión de documentos en todo o proceso, dende o seu deseño ate
a conservación definitiva ou eliminación. Os documentos son o testemuño e
a proba da actuación da organización e un sistema electrónico, ao igual que
ocorre co documento en papel, deben ser creados, conservados, consultados
e presentados, e deben manterse auténticos, fiables e íntegros. E no entanto
en moitos casos cando se pon en marcha a implantación da Administración
electrónica non se ten en conta os aspectos referidos á xestión de documentos
e o arquivo. O papel dos responsables de xestión de documentos
e/ou do arquivo é precisamente ese: velar por que a organización sexa consciente
da importancia (legal, histórica, empresarial…) de crear e conservar os
seus documentos electrónicos de maneira adecuada.
No Concello de Zaragoza a Dirección Xeral de Ciencia e Tecnoloxía, impulsora
e responsable da implantación da Administración electrónica, creou
un grupo de traballo no que se incluíu o Arquivo, o que nos permitiu definir
políticas e tomar decisións, aínda que moitas veces tivemos que chegar a un
consenso entre o recomendable dende o punto de vista da xestión e conservación
de documentos e o posible nas circunstancias do momento. Imos ver
as principais cuestións relativas á xestión de documentos e ao arquivo nas
que se interveu, e como se fixo. En concreto, o Arquivo participou na elaboración
do prego de condicións técnicas para o concurso de adxudicación da
plataforma de servizos telemáticos, na elaboración da Ordenanza de Administración
electrónica, nas cuestións relativas á definición de procedementos
e á tramitación, no deseño do que demos en chamar xestor de documentos
corporativos, no establecemento da relación entre o cadro de clasificación e