Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

PANET, 2003, 16). Esta conclusión se extrajo de los resultados de los estudios
de caso. Cuando se desarrollaban o se compraban nuevos sistemas, los informantes
hacían notar que las estrategias de conservación no se articulaban
usualmente en las especificaciones.
A menudo tampoco se prestó atención a las políticas de valoración y selección,
y cuando se hacía no se implantaban necesariamente en toda la organización.
Existía un reconocimiento generalizado de que los problemas de
conservación y almacenamiento venían agravados por la complejidad, la diversidad
de los tipos o formatos, y el tamaño de las entidades digitales. Pocas
organizaciones adoptaban una perspectiva a largo plazo y las que lo hacían
eran, o instituciones nacionales de conservación de la información (p.
ej., bibliotecas), o instituciones que se sentían expuestas al riesgo regulador.
En general, de los estudios de caso emergió la sensación de que la conservación
requería una aproximación práctica.
Las organizaciones que participaron en la investigación reconocieron que
había poca información acerca de los costes de la conservación digital y
cuando habían intentado predecir costes lo habían hecho de manera muy
pobre —ésta es una conclusión extraída de otros estudios— (Sanett, 2002).
Los informantes hicieron notar que si pudieran justificar los costes sería difícil
justificarlos en el entorno corporativo. AunqueThe Deutsche Presse-Agentur
(dpa) «no estaba en posición de revelar cifras detalladas» reconoció que
«los costes de la conservación a largo plazo estaban aproximadamente en la
dimensión del uno por ciento del volumen de negocios de la compañía» (Sanett,
2002).
El Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) de Holanda informó de que
había:
«identificado los beneficios de los costes de la gestión y el archivo digitales de
documentos como triples: primero, la gestión de documentos puede convertirse
en una parte integral de los procesos de trabajo automatizados de la organización;
segundo, un descenso en el uso de papel y un incremento en la gestión
de documentos digitales hace posible el compartir mejor los documentos y
el que haya menos colecciones localizadas de documentos; y tercero, la gestión
y el archivo digitales de documentos permite un mantenimiento organizado de
la memoria histórica organizativa. No existe financiación separada para las actividades
de conservación digital, y se espera que el presupuesto del departamento
de TIC atienda al mantenimiento continuado de los documentos (ERPANET).»
Los beneficios para las empresas comerciales derivados de la conservación
digital a largo plazo se han demostrado elusivos y el seminario de ERPANET
569