Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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de la copia se requiere un cambio de formato. Se aplicaría un procedimiento
de conversión de formato. El carácter de copia auténtica, se reflejaría
en el correspondiente metadato.
❚ Copia electrónica auténtica de documento papel. A partir de un original
en soporte papel, se crea un nuevo documento electrónico con calidad
de copia auténtica para lo que es necesario aplicar un proceso de digitalización.
Se aplicaría un procedimiento de digitalización del documento
en soporte papel según lo especificado en la norma de digitalización
de documentos. El carácter de copia auténtica, se reflejaría en el metadato
correspondiente.
❚ Copia papel auténtica de documento electrónico. El origen es un documento
electrónico y la copia se manifiesta en soporte papel. Se aplicarían
las condiciones establecidas para la reproducción e impresión que se especifiquen
en la norma de documento electrónico, incluyendo la representación
del carácter de copia en el documento impreso.
❚ Copia electrónica parcial auténtica. La copia contiene un extracto del
documento origen (por ejemplo, por razón de la protección de datos de
carácter personal).
Por otra parte, el concepto de conversión de documentos electrónicos
hace referencia al proceso o procedimiento de cambio de formato (o de la
versión del mismo) de un documento electrónico que da como resultado la
generación de un nuevo documento electrónico.
La generación de un documento electrónico, como resultado de un proceso
de conversión, que difiere en el formato de alguno de sus ficheros, puede
ser provocado por razones tales como políticas de conservación de documentos
electrónicos, normalización de formatos, garantía de independencia
tecnológica, obsolescencia tecnológica, cualquier otra solicitud razonada
que derive en un cambio de formato u otras decisiones estratégicas.
La fiabilidad del proceso de conversión se garantizaría mediante la aplicación
de procedimientos de conversión normalizados y la incorporación de
una firma autorizada al cierre del proceso.
La calidad o estado de elaboración del documento resultado del proceso
de conversión al igual que otros parámetros de su contexto, debería ser determinada
por la organización responsable del proceso según las características
concretas del documento a convertir y la normativa aplicable a cada caso.
Cabe considerar que cualquier proceso de conversión debería constar de
las siguientes fases: planificación para la elección del formato y tiempo y forma
del proceso, conversión para la realización del proceso de conversión propiamente
dicho, validación para la comparación con el original y proporcionar
garantía al proceso y conformación para incorporar firma electrónica,