Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

248
cións para facer funcionar e render contas das súas actividades de programas
e servizos; determinan a natureza, a composición e a extensión da documentación
que ten que ser creada e xestionada polas organizacións para
satisfacer estes requisitos de evidencia; e explican o modo en que as institucións
do goberno capturarán, xestionarán e conservarán esta evidencia ao
longo do tempo, con independencia de súa orixe, fonte, forma ou formato..
Ao identificar a natureza, a substancia e a suma da evidencia documental
requirida polas organizacións, e ao prescribir a maneira en que continuamente
será creada, capturada e xestionada como un activo baixo custodia e
control institucionais dentro dun depósito de xestión de documentos, as normas
de documentación tamén fan posible a valoración e a selección sistemáticas
e oportunas de información innecesaria ou allea mediante procesos de
valoración e selección de documentos autorizados e documentados.
Dende as perspectivas tanto estratéxica como metodolóxica, a proposición
de normas de documentación para a xestión de documentos asume que
a información ten diferentes valores e estados dentro e entre organizacións,
variando de acordo cun certo número de factores, por exemplo, o seu propósito;
a súa procedencia (quen a creou); o seu contido, a súa substancia e
a súa forma; o seu impacto como evidencia en apoio da toma de decisións;
o seu rol como documento dunha acción (documentación de actividades),
ou a súa contribución á coherencia e á continuidade administrativas dentro
de procesos financeiros, de planificación, de medición do funcionamento, e
de informe.
Ao aceptar de maneira fundamental que os recursos de información teñen
valores e estados variables dentro e entre organizacións, relativos a e determinados
polo seu contido substantivo, o seu contexto e a súa función en
apoico das actividades de programas e servizos, a proposición de normas de
documentación para a xestión de documentos tamén acepta como corolario
un certo número de distincións que requiren certas decisións significativas.
En efecto, as normas de documentación están especificamente deseñadas
para proporcionar ás institucións do goberno capacidade estratéxica e metodolóxica
para xestionar recursos de información de valor e utilidade administrativa
continuados, como activos capturados en forma de documentos, e
par eliminar calquera outra información innecesaria ou allea para a actividade
de goberno e os seus correspondentes procesos; todas elas trata basicamente
acerca da xestión de recursos de información de maneira diferenciada
como activos (ou doutor tipo) a partir dunha escala graduada de valores.
Con este obxectivo estratéxico en mente, ás institucións do goberno requiriráselles
que fagan certo número de distincións e que tomen algunhas
decisións críticas acerca do valor e o estado dos seus recursos de información