Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

Concello. No referente á xestión de documentos e ao arquivo, cómpre destacar
o título IV, dedicado na súa totalidade aos documentos electrónicos.
O capítulo I deste título céntrase nas clases de documentos e dedica cadanseu
artigo aos metadatos e aos formatos. O capítulo II versa sobre a realización
de copias en todas as súas modalidades e sobre a destrución dos documentos
en papel, e o capítulo III está dedicado á xestión e conservación dos
documentos, con especial incidencia na eliminación e o acceso. Dentro deste
capítulo hai un artigo titulado «creación e finalidade do arquivo electrónico»,
que di así:
1. Créase o arquivo electrónico do Concello de Zaragoza, dependente do Arquivo
Municipal e co soporte técnico do órgano competente en materia de tecnoloxía.
2. A finalidade do arquivo electrónico do Concello de Zaragoza é a recepción,
almacenamento, preservación e consulta de documentos electrónicos, garantindo
a autenticidade, integridade, confidencialidade, conservación, dispoñibilidade,
trazabilidade e custodia dos mesmos, así como a non obsolescencia dos
soportes e aplicacións utilizados.
3. O arquivo electrónico do Concello de Zaragoza divídese en dúas unidades:
a) O arquivo de xestión, que conserva os documentos de arquivo a partir do
momento en que son transferidos dende a plataforma de tramitación e
mentres manteñen o seu valor para a xestión administrativa.
b) O arquivo central, que conserva os documentos de arquivo unha vez decaído
o seu valor para a xestión administrativa , e encárgase da súa preservación
e conservación a longo prazo.
Ademais desta parte da ordenanza que regula directamente a xestión de
documentos e o arquivo, hai moitos outros artigos que lles afectan:
❚ Nos artigos 71 e 72 regúlase a presentación de documentos de forma
presenza, tanto en soporte electrónico como en papel, e de que forma serán
incluídos no sistema e dados por presentados.
❚ O concepto de expediente mantense no mundo electrónico, e así queda
reflectido no artigo 80 (formación de expedientes electrónicos), incluíndo
a obriga de que dispoñan dun conxunto de metadatos e dun índice
electrónico.
❚ No artigo 83 fálase da iniciación de procedementos e dos formularios
que a tal efecto se disporán na web.
331