Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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738 Anexo I: Base de Datos de Cuadro de Clasificación Objeto: El objeto de esta base de datos es gestionar el cuadro de clasificación de documentos del Ayuntamiento de Zaragoza, incluyendo los cambios que se vayan produciendo a lo largo del tiempo. Campos: ❚ Código: 4 dígitos (el primero alfabético y los tres restantes numéricos) ❚ Denominación: textual ❚ Unidad responsable: (enlace con la tabla o base de unidades): código y nombre ❚ Procedimiento ❚ Código del inmediato superior: 4 dígitos (el primero alfabético y los tres restantes numéricos) ❚ Fecha de alta: aaaammdd ❚ Fecha de baja: aaaammdd (la ausencia de fecha final indica la vigencia de la unidad) ❚ Otros códigos: libre ❚ Transferencia al Archivo: si/no ❚ Plazo de transferencia: dos dígitos numéricos ❚ Expurgo: si/no ❚ Plazo de expurgo: dos dígitos numéricos ❚ Muestreo: si/no ❚ Tipo de muestreo (desplegable) ❚ Observaciones al expurgo ❚ Plazo general de acceso: dos dígitos numéricos ❚ Condiciones del acceso: textual ❚ Observaciones: textual ❚ Datos de control: ¬fecha de alta en el registro: aaaammdd ¬nombre del autor de registro: textual Requisitos: ❚ Búsquedas: podrán realizarse búsquedas sobre todos los campos y términos ❚ Desde la aplicación del tramitador, registro y gestor documental, y a través del código del cuadro de clasificación, deberá poderse consultar y visualizar los registros de esta base de datos
Anexo II: Base de Datos de Unidades Administrativas Objeto: El objeto de esta base de datos es controlar y tener actualizadas las unidades administrativas que intervienen en la tramitación de los expedientes o que son responsables de éstos, incluyendo los cambios que se vayan produciendo a lo largo del tiempo. Para ello es necesario tener un mapa de la situación actual pero también poder remontarse a denominaciones anteriores, y conocer las funciones que en cada momento tiene asignadas cada una de las unidades y su relación con las unidades actuales. Campos: ❚ Código: 5 dígitos numéricos ❚ Tipo: área, servicio, unidad, sección, unidad técnica, negociado ❚ Denominación: textual ❚ Otras denominaciones (siglas, etc.): textual ❚ Fecha inicio: aaaammdd ❚ Fecha final: aaaammdd (la ausencia de fecha final indica la vigencia de la unidad) ❚ Competencias y funciones: textual ❚ Norma de creación: textual ❚ Observaciones: textual ❚ Unidad relacionada: (repetible) ❚ Tipo de relación (jerárquica: padre, hijo; temporal: sucesor, antecesor; asociativa: relación entre iguales con competencias semejantes) ❚ Nombre de la unidad relacionada: textual ❚ Código: 5 dígitos numéricos ❚ Descripción de la relación: textual ❚ Fechas de la relación: aaaa / aaaa ❚ Datos de control: ¬fecha de alta en el registro: aaaammdd ¬nombre del autor de registro: textual Requisitos: ❚ Búsquedas: podrán realizarse búsquedas sobre todos los campos y términos ❚ Desde la aplicación del tramitador, registro y gestor documental, y a través del código de unidad, deberá poderse consultar y visualizar los registros de esta base de datos de unidades administrativas ❚ Sería interesante que en la parte izquierda de la pantalla se pudiera ver 739
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