Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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La naturaleza y el impacto sustantivos de las intervenciones de LAC dentro
de este Grupo de Trabajo comenzaron a emerger cuando los MVAs aprobaron
de manera colectiva un significativo punto de inflexión en las discusiones
y las deliberaciones del comité, en gran medida sobre el asunto de los
documentos transitorios y la correspondiente necesidad de revisar la Norma
de Documentos Transitorios. Promulgada por el anterior Archivo Nacional en
cooperación con el Secretariado de la Junta del Tesoro en 1990, la Norma de
Documentos Transitorios estaba entre los instrumentos de valoración y selección
de documentos que más se usaban (y de los que más se abusaba) en el
gobierno, porque proporcionaba a las instituciones una enormemente amplia
flexibilidad de discreción e interpretación sobre la identificación y selección
de documentos transitorios, dado que se definían como «documentos
que se requieren sólo durante un tiempo limitado para asegurar la finalización
de una acción rutinaria o la preparación de un documento posterior, o
documentos que el gobierno no requiere para controlar, gestionar o documentar
la provisión de programas, para llevar a cabo sus funciones, para tomar
decisiones, ni para rendir cuentas de sus actividades». Esto estaba causando
una enorme preocupación dentro de la gestión de la información del
gobierno y otros círculos de la administración pública por motivos obvios.
Cuando, por tanto, el Grupo de Trabajo pidió a Library and Archives que
revisara la Norma de Documentos Transitorios, acordamos hacerlo, supuesto
que el Grupo de Trabajo abordara primero las implicaciones de la circunstancia
primaria sobre la que se basaba esta Norma, esto es, si el gobierno sólo
precisaba cierta información durante un tiempo limitado para completar
transacciones rutinarias o para facilitar la preparación de documentos posteriores,
¿qué documentos necesitaba realmente el gobierno para «controlar,
gestionar o documentar la provisión de programas, para llevar a cabo sus
funciones, para tomar decisiones, o para rendir cuentas de sus actividades»?
De manera notable —o quizá no notable, dadas las circunstancias y la claridad
de su lógica proposicional— el Grupo de Trabajo acordó que tenía que
desarrollarse un nuevo contexto de gestión de documentos para establecer
el valor administrativo de los recursos de información institucionales a lo largo
del tiempo, antes de que pudiera ser considerada la cuestión de la valoración
y la selección. En un instante y de hecho, Library and Archives Canada
había puesto por completo al revés la conversación sobre gestión de la información,
y desplazado su enfoque tradicional desde la identificación, la valoración
y la selección de los residuos documentales del gobierno hacia la
creación y captura de documentos que tuvieran un valor permanente en
apoyo de la administración pública, esto es, desde la valoración y la selección
de información innecesaria hacia la gestión de documentos a efectos admi-