Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

tividades archivísticas, de auditoría y de supervisión
❚ proporcionar protección y apoyo en litigios, incluyendo la gestión de
riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades
realizadas por la organización
❚ proteger los intereses de la organización y los derechos de los usuarios
y las partes interesadas presentes y futuras
❚ apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo presentes
y futuras, las realizaciones y los resultados, así como la investigación
histórica
❚ proporcionar evidencia acerca de las actividades de las organizaciones
❚ establecer una identidad personal, cultura y de la organización
❚ mantener la memoria corporativa, personal o colectiva
❚ proporcionar un ahorro de costes al simplificar el ciclo de vida del circuito
documental así como al eliminar el soporte físico del mismo
La Gestión Documental actúa sobre el ciclo de vida de los documentos,
que a grandes rasgos se estructura en:
❚ Captura/Incorporación: Procedimiento por el cual los documentos son
incorporados al sistema. Los documentos pueden tener un origen electrónico
(por generación en un sistema informático o por recepción telemática)
o pueden ser recibidos en soporte papel. En este último caso se debe
habilitar un procedimiento de captura que garantice la validez del formato
electrónico resultante (registro y compulsa electrónica).
❚ Tramitación: durante la tramitación el documento electrónico pasa por
diferentes estados/fases donde su acceso y consulta se rigen por una determinada
normativa.
❚ Archivo/Custodia/Destrucción: Al final de su ciclo de vida los documentos
electrónicos llegan a un proceso de destrucción ordenada (si la
política y normativa aplicable al mismo así lo establece) o son enviados a
un archivo para su custodia y explotación histórica.
La mayor parte de las actuaciones que se incluyen en el Plan de Modernización
de la Xunta de Galicia, estarán incompletas o no llegarán a consolidarse
si no se establece un modelo de referencia que recoja el ciclo de vida
del documento electrónico que llevan acompañados o que establezca unos
mecanismos de acceso al documento o a la información desde cualquier departamento
de la administración pública que lo precise. Es necesario garantizar
la disponibilidad, el acceso y la integridad de la documentación electrónica
que genera.
713