Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

máis consultadas e solicitadas. A nosa intención era promover o acceso universal
a un tipo de documentos de arquivo de interese tamén universal e alto
contido social. A posta en marcha da páxina web e sobre todo o sistema
on line de consulta de catálogo e rexistros sacramentais, déronnos a razón,
porque supuxo a ampliación e variación do tipo de usuarios tanto pola súa
procedencia xeográfica, idade, formación e maio ou menor destreza no uso
da informática.
O proxecto integrouse perfectamente entre todas as tarefas habituais do
arquivo, aínda que en moitas ocasións nos desbordou. A área de conservación
e preservación do Arquivo incluíu entre as súas tarefas a de preparación
e comprobación de microfilmes para a súa dixitalización e despois o cotexo
dos fotogramas, as imaxes dixitais e os orixinais, asegurando a perfecta correspondencia
e a codificación correcta das imaxes, porque despois esa sinatura
dixital é a que permite enlazalas coa base de datos de indexación e de
catalogación. Ademais, a dixitalización supuxo a incorporación masiva dun
novo soporte que hai que almacenar e conservar doutra maneira (cd´s, dvd´s,
imaxes e documentos electrónicos). O AHEB-BEHA redefiniu parte da súa política
de preservación para conservar as imaxes dixitais e todos os documentos
electrónicos, intentando garantir a óptima conservación da información
e dos dispositivos de almacenamento, así como aplicar os estándares e procedementos
para asegurar a integridade dos documentos electrónicos ao
longo do tempo, realizando os pertinentes estudos e calendarios de conservación
dos documentos (tanto en papel como electrónicos).
Da mesma forma, a difusión dos instrumentos de descrición na internet
impulsounos a afondar o proceso xa iniciado de normalización da descrición
e, dado que a dixitalización vai acompañada do proceso de indexación, o proxecto
levou canda si a redefinición da planificación descritiva do arquivo e a
sistematización das pautas de descrición do AHEB-BEHA, combinando unha
catalogación retrospectiva de aquilo que estaba xa descrito co tratamento arquivístico
do que no o estaba e de forma paralela, elaborando unha proposta
de adaptación da ISAD (G) ao noso sistema arquivístico.
A dixitalización dos fondos do AHEB-BEHA vai, como indicamos, acompañada
do proxecto de indexación ou xeración de índices dos rexistros sacramentais
(bautismos, matrimonios e defuncións ate 1900) da diocese de Bilbao.
Na base de datos extráctanse os datos principais de localización e filiación
dos que reciben os sacramentos. O obxectivo era facilitar o labor investigador,
non realizar a investigación, por iso, aínda sendo conscientes de que
deixabamos datos de grande interese no tinteiro, había que formular un proxecto
que fose viable nun prazo razoable e cuns resultados visibles a curto
prazo. O máis importante era normalizar a introdución dos datos polo que
355