Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

a súa definición de «documento» para darlle o mesmo estatus a un documento
dixital que a un en papel, por exemplo, as emendas á lexislación arquivística
federal australiana na Lei de emenda de arquivos de 2008 (Cth) establecen
que:
documento de arquivo significa documento, ou un obxecto, en calquera formato
(incluído calquera formato electrónico), que é, ou fora, mantido, por razón
de: (a): calquera información ou asunto que contén ou pode obterse a partir
del; ou (b) a súa conexión con calquera evento, persoa, circunstancia ou cosa.
Outros cambios á Lei de arquivos de 1983 (Cth) tratan de asegurar que os
documentos dixitais son transferidos ao Arquivo Nacional antes de que os
cambios na tecnoloxía os volvan inaccesibles.
A autenticidade centrouse sobre que datos teñen que «fixarse» no documento,
que pode cambiar e que pode perderse con pouco ou ningún efecto
sobre a súa integridade. Os gobernos e as empresas utilizan sinaturas dixitais,
encriptación e outros métodos seguros de transmisión para salvagardar
a integridade do documento no momento en que a transacción ten lugar.
No entanto, a autenticidade dun documento dixital precisa de algo máis
que a mera autenticación dos participantes na xestión de documentos; require
a conservación e a accesibilidade continuada do documentos nunha
forma que sexa válida (National Archives of Australia, 2004). Os marcos reguladores
da autenticación son con frecuencia inadecuados para garantir autenticidade
do documento. Unha Infraestrutura de Clave Pública (PKI), adoptada
por moitos gobernos, que é unha organización xerárquica de autoridades
de certificación investidas con competencia para autenticar a propiedade
e as características dunha clave pública, só é eficaz se existe unha continuidade
da cadea de confianza garantida por esas autoridades de certificación
(Australian Government Information Management Office, 2009). As autoridades
arquivísticas non xogaron un rol significativo como autenticadores
en liña. Por exemplo, no sector gobernamental as autoridades arquivísticas
poderían actuar como autoridades de certificación.
Son capaces os provedores de servizo da Internet, incluídos aqueles que
proporcionan servizos «na nube», de proporcionar documentos válidos? Se
tomamos o exemplo das tecnoloxías móbiles e os servizos na nube, os controis
procesuais da xestión de documentos desprázanse cara o empregado
que ten que asegurar que os datos se descargan nun espazo corporativo
na nube. Un exemplo que ilustra un fracaso na xestión de documentos corporativa
cando se deixa á discreción de funcionarios individuais e en último
extremo unha denegación de acceso aos documentos é dunha petición
45