Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

288
Establece ademais que os documentos administrativos incluirán referencia
temporal, que se garantirá a través de medios electrónicos cando a natureza
do documento así o requira.
Non se dispón dunha definición como tal de documento administrativo
electrónico senón que aparecen uns requisitos adicionais relativos á incorporación
dunha ou varias sinaturas electrónicas e a referencia temporal. No entanto,
pódese realizar un reflexo directo das tipoloxías de documentos administrativos
convencionais no mundo electrónico, o que supón tratar:
❚ Documentos de decisión: resolucións e acordos.
❚ Documentos de transmisión: comunicacións, notificacións e publicacións.
❚ Documentos de constancia: actas, certificados e dilixencias.
❚ Documentos de xuízo: informes.
❚ Documentos do cidadán: solicitudes, denuncias, alegacións, recursos e
comunicacións.
❚ Outros: acuses de recibo, incautados.
Pódese concluír, por tanto, que un documento administrativo electrónico
é un obxecto dixital administrativo que contén tanto a información obxecto
(datos, sinatura electrónica) como os datos asociados a esta (metadatos).
En segundo lugar, enténdese a sinatura electrónica do documento electrónico
como:
conxunto de datos en forma electrónica, consignados xunto a outros ou asociados
con eles, que permite detectar calquera cambio ulterior dos datos asinados,
está vinculada ao asinante de maneira única e aos datos aos que se refire e foi
creada por medios que o asinante pode manter baixo o seu exclusivo control.
Para garantir a autenticidade e integridade de calquera documento electrónico
se lle asociará, polo menos, unha sinatura electrónica. No caso dos
documentos administrativos electrónicos estes deben ter sempre asociada,
polo menos, unha sinatura electrónica.
En terceiro lugar, hai que considerar os metadatos do documento electrónico.
Os metadatos constitúen un compoñente do documento electrónico
que, como información estruturada ou semi-estruturada, facilita a creación,
xestión e uso de documentos ao longo do tempo no contexto da súa
creación.
A definición común de metadatos é «dato que define e describe outros
datos». Segundo o Real decreto 1671/2009 enténdese por metadato: