Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

da a organización. Existía un recoñecemento xeneralizado de que os problemas
de conservación e almacenamento viñan agravados pola complexidade,
a diversidade dos tipos ou formatos, e o tamaño das entidades dixitais. Poucas
organizacións adoptaban unha perspectiva a longo prazo e as que o facían
eran, ou institucións nacionais de conservación da información (p. ex.,
bibliotecas), ou institucións que se sentían expostas ao risco regulador. En xeral,
dos estudos de caso emerxeu a sensación de que a conservación requiría
unha aproximación práctica.
As organizacións que participaron na investigación recoñeceron que había
pouca información acerca dos custos da conservación dixital e cando intentaran
predicir custos o fixeran de maneira moi pobre —esta é unha conclusión
extraída doutros estudos— (Sanett, 2002). Os informantes fixeron
notar que se puidesen xustificar os custos sería difícil xustificalos no entorno
corporativos. Aínda que The Deutsche Presse-Agentur (dpa) «non estaba en
posición de revelar cifras detalladas» recoñeceu que «os custos da conservación
a longo prazo estaban aproximadamente na dimensión do un por cento
do volume de negocios da compañía» (Sanett, 2002).
O Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) de Holanda informou de que:
«identificado os beneficios dos custos da xestión e o arquivo dixitais de documentos
como triplos: primeiro, a xestión de documentos pode converterse
nunha parte integral dos procesos de traballo automatizados da organización;
segundo, un descenso no uso de papel e un incremento na xestión de documentos
dixitais fai posible compartir mellor os documentos e que haxa menos
coleccións localizadas de documentos; e terceiro, a xestión e o arquivo dixitais
de documentos permite un mantemento organizado da memoria histórica organizativa.
Non existe financiamento separado para as actividades de conservación
dixital, e espérase que o orzamento do departamento de TIC atenda ao
mantemento continuado dos documentos (ERPANET).»
Os beneficios para as empresas comerciais derivados da conservación dixital
a longo prazo amosáronse esquivos e o seminario de ERPANET sobre
Modelos de Negocio realmente non tivo éxito ao identificalos (ERPANET,
2004). En xeral, o valor da conservación dixital só é evidente moito despois
de que se fixese o investimento inicial.
Unha das xustificacións primarias que se dá na literatura para a conservación
dixital é o acceso. Dentro da cohorte entrevistada por ERPANET o acceso
foi considerado primeiramente para uso interno. Onde se proporcionaba
acceso externo se facía segundo diferentes aproximacións: intermediarios,
información proporcionada en CDs, e rara vez mediante portais en liña. Os
177