Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

En cincuenta anos de experiencia con sistemas electrónicos aprendemos
que deixar os documentos ou os datos en mans dos usuarios e os seus sistemas
case sempre conduce á perda de documentos, porque se compromete
fatalmente o seu carácter de evidencia. Ademais, posto que ao permitir que
as trans-accións se rexistren de maneira local se pasa por alto o momento da
transmisión, no que o sistema de emisión podería proporcionar unha copia arquivística
para o arquivo, mentres simultaneamente proporciona a copia da
actividade ao emisor e ao receptor pretendido, se provoca que o servizo de
arquivo desperdicie a súa única oportunidade para capturar evidencia que se
puidese certificar. Almacenar inicialmente un documento nunha localización
e un entorno físicos distintos de aqueles nos que en último extremo será arquivado,
incluso aínda que fora posible capturar un documento en tal localización,
converte o ingreso nun proceso técnico arriscado, máis que nun simple
cambio de estado. Obviar estes riscos requiriría que os sistemas nos que
os usuarios traballan cumpriran completamente cos requisitos de xestión de
documentos, unha demanda que ate a data se mostrou imposible de satisfacer
na práctica, a menos que a captura teña lugar no momento da creación.
O segundo principio da arquitectura dos arquivos é o de que os arquivos
deben capturar e conservar non simplemente o contido do documento, senón
tamén o seu contexto e estrutura, para darlle senso intelectual e técnico
ao contido, especialmente no curso do tempo, e para localizalo dentro do
contexto da súa procedencia. Este segundo elemento da arquitectura dos sistemas
de xestión de documentos conduce á especificación dos metadatos
que os documentos deben ter para servir como evidencia, para que estes datos
poidan capturarse de maneira certificable, conservarse de maneira verificable
e, en último extremos, recuperarse de maneira útil.
Unha vez máis, os arquiveiros contribuíron á complexidade da práctica
nesta área, fracasando ao especificar de maneira coherente que metadatos
contextuais e estruturais se requiren. No Modelo de Referencia para Comunicacións
de Negocio Aceptables, discutido máis adiante, adiantouse unha
especificación formal baseada nas características da evidencia, pero dende
entón non se chegou a un acordo nin se desenvolveron normas a nivel de
metadatos para darlles esa posición universal que necesitan. Con todo, sabemos
que a menos que os metadatos necesarios fosen capturados nos sistemas
de xestión de documentos antes da transferencia non poden, na práctica,
asociarse cos documentos ao longo do tempo. Os métodos para facer
isto cos documentos físicos dependían da propiedade de permanecer xuntos
nun lugar unha vez que se poñían alí, que por suposto non é o modo en que
os documentos electrónicos son xestionados por sistemas de almacenamento
aleatorio.
157