Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

298
ción. Aplicaríase un procedemento de dixitalización do documento en soporte
papel segundo o especificado na norma de dixitalización de documentos.
O carácter de copia auténtica reflectiríase no metadato correspondente.
❚ Copia papel auténtica de documento electrónico. A orixe é un documento
electrónico e a copia maniféstase en soporte papel. Aplicaríanse as
condicións establecidas para a reprodución e impresión que se especifiquen
na norma de documento electrónico, incluíndo a representación do
carácter de copia no documento impreso.
❚ Copia electrónica parcial auténtica. A copia contén un extracto do documento
orixe (por exemplo, por razón da protección de datos de carácter
persoal).
Por outra parte, o concepto de conversión de documentos electrónicos fai
referencia ao proceso ou procedemento de cambio de formato (ou da versión
do mesmo) dun documento electrónico que dá como resultado a xeración
dun novo documento electrónico.
A xeración dun documento electrónico, como resultado dun proceso de
conversión, que difire no formato dalgún dos seus ficheiros, pode ser provocado
por razóns tales como políticas de conservación de documentos electrónicos,
normalización de formatos, garantía de independencia tecnolóxica,
obsolescencia tecnolóxica, calquera outra solicitude razoada que derive nun
cambio de formato ou outras decisións estratéxicas.
A fiabilidade do proceso de conversión garantiríase mediante a aplicación
de procedementos de conversión normalizados e a incorporación dunha sinatura
autorizada ao remate do proceso.
A calidade ou estado de elaboración do documento resultado do proceso
de conversión ao igual que outros parámetros do seu contexto, debería
ser determinada pola organización responsable do proceso segundo as características
concretas do documento a converter e a normativa aplicable a
cada caso.
Pódese considerar que calquera proceso de conversión debería constar
das seguintes fases: planificación para a elección do formato e tempo e forma
do proceso, conversión para a realización do proceso de conversión propiamente
dito, validación para a comparación co orixinal e proporcionar garantía
ao proceso e conformación para incorporar sinatura electrónica, metadatos
mínimos obrigatorios e, de ser o caso, establecer pegadas do proceso.
Independentemente do procedemento de conversión específico aplicado,
a organización debería documentar todas as operacións que se leven a ca-