Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

tamiento, e identificar los requisitos y procesos de gestión de documentos en
el marco de la administración electrónica sobre la base de normas y buenas
prácticas consolidadas a nivel nacional e internacional; señalando que la definición,
aprobación e implantación de la Política de gestión de documentos
electrónicos en una administración ha de implicar diferentes grados de responsabilidad
que deben ser asumidos por directivos, responsables de procesos,
técnicos archiveros y empleados públicos.
Los grandes aspectos a contemplar serían los que se citan a continuación
a la luz de los referentes asentados en la materia:
En primer lugar, las características que acompañan a los documentos electrónicos
a lo largo de su ciclo de vida: autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad.
En segundo lugar, la implantación de un sistema institucional de gestión
de documentos electrónicos, como un sistema de gestión más, en el conjunto
de los sistemas de gestión de una administración (como, por ejemplo,
económica, de personal, etc.). Este sistema se alimentaría de los documentos
incorporados a través del proceso de captura, con independencia de que
hayan sido creados dentro o fuera de la propia administración. Sus componentes
son la política, los recursos, el programa de tratamiento y los propios
documentos electrónicos.
En tercer lugar, el establecimiento de un programa de tratamiento específico
para la gestión de documentos electrónicos de una administración, de
aplicación tanto en entornos puramente electrónicos como analógicos o híbridos.
Incluiría los siguientes procesos de gestión de documentos a llevarse
a cabo según los procedimientos establecidos para cada uno de ellos:
¬ Captura de documentos, en la que se asigna un identificador al documento
y se establece la relación entre éste, su productor y el contexto
en que se originó, proporcionándole así el valor probatorio necesario.
¬ Registro de documentos como requisito legal definido en la legislación
de procedimiento administrativo.
¬ Clasificación de documentos según criterios de actividad de acuerdo
con los cuadros de clasificación específicos, y que puede complementarse
mediante la definición de lenguajes controlados e índices.
¬ Descripción de documentos que orientada, específicamente a la recuperación
de la información, se nutre principalmente de la información
aportada en la asignación de los metadatos necesarios para la
gestión de los documentos electrónicos.
¬ Calificación de los documentos que incluye la determinación de los
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