Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

Figura 2: Procesos de
incorporación e
conservación de
documentos
332
Procedementos
Tralo paso polo rexistro, é no tramitador onde o responsable de xestionar o
procedemento correspondente inicia o expediente. Nese momento, terá que
elixir entre un dos procedementos específicos xa modelados ou, se non é o
caso, abrir un procedemento xenérico. Este procedemento habilitouse no
tramitador co obxectivo de poder xestionar todos aqueles expedientes cuxo
procedemento non foi aínda estudado e modelado expresamente na aplicación,
e deseñouse de tal forma que se poida realizar calquera trámite, dende
o inicio ate a resolución. Dende o punto de vista do arquivo o problema
que se formulaba era que estes expedientes podían quedar todos agrupados
indiscriminadamente baixo este procedemento xenérico que actuaría como
un gran «varios» e impediría unha clasificación e recuperación adecuada. Por
iso se decidiu que ao iniciar o expediente o responsable da súa tramitación
debía obrigatoriamente seleccionar un procedemento do inventario de procedementos2
e, no caso de que non estivese incluído no dito inventario, se
abriría o cadro de clasificación de fondos para a súa relación cunha serie documental,
de tal forma que non exista ningún expediente sen a súa adscrición
a un procedemento ou, no seu defecto, directamente ao cadro de clasificación.