Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

a medida que desenvolvan normas de documentación para as actividades
dos seus programas e servizos. Por exemplo, dentro dos diversos modelos e
compoñentes dunha norma de documentación, preguntaráselles que distingan
entre recursos de información que teñan valor incidental ou estado transitorio,
e recursos de información que teñan valor como activo e estado persistente.
Tamén se lles pedirá que desenvolvan criterios para asignar perfís organizativos
aos recursos de información que teñan valor como activo ou estado
persistente, para a súa atención e tratamento como documentos, e para
desenvolver protocolos e regras para capturar e xestionar estes documentos
dentro dun depósito de xestión de documentos autorizado e completamente
accesible baixo custodia e control institucional.
Ademais, as institucións tamén decidirán a medida en que os recursos de
información de valor incidental ou estado transitorio poden ser xestionados
de maneira informal a discreción de individuos ou grupos en lugar de organizacións
en almacéns de información temporal, con accesibilidade limitada
ou reducida, e para proporcionar a selección oportuna e sistemática de recursos
de información innecesarios ou alleos baixo procesos de valoración e
selección de documentos autorizados e documentados. Ao mesmo tempo,
deben prescribir unha aproximación forma á creación, identificación, selección,
captura e xestión de recursos de información diferenciados como documentos
en virtude da súa intervención organizativa, constituída baixo criterios,
protocolos e regras, e trata de que as normas ou permitan a súa selección
ou requiran a súa conservación posterior como documentos históricos
por Library and Archives Canada.
Ao facer estas distincións e tomar decisións acerca do valor e do estatus
dos seus recursos de información —tanto enfocando a atención e o investimento
organizativos na creación, a captura e a xestión de documentos, como
facilitando a eliminación sistemática e oportuna de información innecesaria
ou allea— espérase que as institucións do goberno teñan un acceso inmediato
aos documentos correctos e á evidencia a efectos administrativos e
de xestión, e a seguridade documental das actividades dos seus programas
e servizos estean continuamente apoiadas en evidencia que satisfaga os requisitos
de responsabilidade, de administración ou legais.
A iteración máis recente da doxa destas normas de documentación na
praxe da xestión do documento do goberno foi o desenvolvemento e a aprobación
dunha nova norma de valoración e selección para a Selección de Recursos
de Información Transitoria das Institucións do Goberno suxeitas á Lei
de Library and Archives of Canadá (2010). Isto pecha con eficacia o círculo
do debate sobre xestión de documentos orixinalmente comezada baixo os
auspicios do Grupo de Traballo de VMAs, que comeza e remata coa noción
249