Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

158
O terceiro principio crítico da arquitectura de sistemas para a xestión de
documentos electrónicos é que os métodos, as estruturas e as normas da informática
cambian ao longo do tempo, así que os documentos deben migrarse
de maneira continua a formatos máis contemporáneos para que sirvan
aos potenciais usuarios. Así, unha vez capturados e documentados, os
documentos teñen que ser migrados a novas estruturas de datos de maneira
permanente, ás veces inmediatamente despois da súa captura. Aprendemos
que cando os documentos se manteñen, xa en instalacións locais de arquivos,
xa nas oficinas que crean os documentos, tanto os custes de desenvolvemento
de métodos adecuados de migración como o criterio acerca de
cando aplicar eses métodos están máis alá da capacidade dos seus custodios.
Na pasada década conseguiuse un substancial progreso no desenvolvemento
de métodos para a conservación de formato e modelos de depósitos nos
que se podería confiar para levar a cabo tales conversións como parte das
estratexias de conservación a longo prazo. Se a xestión da conservación a
longo prazo fora encomendada a tales servizos remotos, teríamos unha
oportunidade moito maior de conservar a lexibilidade e utilidade dos documentos
ao longo do tempo. Os arquiveiros inclínanse a elixir almacenar os
seus documentos en depósitos remotos administrados polos tipos de axencias
culturais coas que traballaron dende hai tempo —universidades e departamentos
de patrimonio do goberno— pero os riscos asociados a depender
de tales entidades a longo prazo exceden con moito os risco de almacenar
os documentos patrimoniais en servizos de cloud computing administrados
de maneira comercial. A maquinaria da economía moderna seguirá a funcionar,
incluso cando as esixencias políticas creen flutuacións no apoio á academia
e aos ministerios de patrimonio.
Estes tres elementos fundamentais da arquitectura, descritos por primeira
vez hai máis de quince anos, foron refinados por completo durante máis
dunha década. Os momentos de risco asociados con eles foron recentemente
reafirmados, despois dunha revisión da literatura que identificaba as orixes
dos fallos nos sistemas de xestión de documentos dixitais (Bearman,
2006). O elemento de risco, e a análise de sistemas, que non foi formalmente
calculado neste modelo, derívase da conduta humana e a política. Aprendemos
que o mero requirimento ás organizacións de que depositen os documentos
non conducirá a que sexan depositados axeitadamente, ou conservados
de maneira arquivística, a menos que existan solucións relativamente
simples e susceptibles de ser implantadas universalmente.
Dende que estes principios foron aceptados por primeira vez de maneira
xeneralizada, estivemos a loitar con dous retos inherentes á súa implantación:
como capturar documentos dos que se poida asegurar que son autén-