Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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documentos esenciales, determinación de los plazos de conservación y
dictamen de la autoridad calificadora.
¬ Conservación de los documentos a través de la estrategia documentada
correspondiente que describa los requisitos y procedimientos a seguir.
¬ Acceso a los documentos que debe establecerse en función de sus
características, valores y lo determinado en la legislación de aplicación
en cada caso.
¬ El control de trazabilidad como proceso esencial de la gestión de documentos
en una Administración pública llamado a facilitar el seguimiento
del movimiento y uso de los documentos dentro de un sistema
de gestión de documentos.
Estos procesos deberían acompañarse en cualquier caso de las siguientes
actuaciones horizontales:
¬ Documentación de cada proceso de gestión en un manual de procesos
de gestión de documentos entendido como conjunto de procedimientos
para llevar a cabo los distintos procesos de gestión de documentos.
¬ Programa de formación continua en gestión de documentos electrónicos
con programas adaptados a responsables del diseño, la implantación
y la administración del programa de tratamiento de documentos
electrónicos, así como a todo el personal con responsabilidades en
la creación de documentos y su incorporación al sistema de gestión de
documentos.
¬ Supervisión y auditoría que garanticen que los procesos de gestión
de documentos se realizan conforme a lo establecido en la política y
en los requisitos recogidos en los procedimientos de gestión de cada
proceso. Para ello, los procedimientos y acciones según los cuales se
llevan a cabo los distintos procesos deberían generar de forma automatizada
o manual registros con las evidencias de la correcta aplicación
de dichos procedimientos.
El gráfico de la figura 3 muestra el enfoque de la política de gestión de
documentos electrónicos en una administración como una más entre el conjunto
de políticas adoptadas por la administración en el desempeño de sus
actividades.