Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

Sin olvidar al registro electrónico, por supuesto. Más que garantía, los registros
electrónicos47 constituyen una pieza angular —como los no electrónicos
en de la administración tradicional— en el sistema documental de una
organización burocrática pública. A su vertiente garantista respecto de la
constancia en los flujos de tramitación entre Administraciones Públicas y ciudadanos,
unen su condición de instrumento fiscalizador y gestor de los momentos
y situaciones documentales en una oficina; es decir, de la existencia,
recepción y expedición de todos los documentos de una dependencia pública
(Romero, 2002) 48 . Un instrumento que presta servicios al ciudadano y a la
propia administración en que se inserta y que, en su actual configuración,
son básicamente los siguientes:
❚ Al ciudadano:
¬ Le brinda constancia de la entrada o salida de un documento
¬ Le asegura sus derechos respecto de cualquier solicitud, consulta o trámite
y, en su caso, de las consecuencias de la pérdida del documento por
la administración actuante.
¬ Le permite, cuando acredite su condición de interesado en un procedimiento,
obtener información, pudiendo incluso —como la LAE le reconoce—
conocer el estado de tramitación de un expediente (art. 6.2.d) lo que
obliga a plantear la necesaria interconexión del registro con el archivo de
documentos electrónicos (Serra, 2007, 5) 49 .
Este derecho es y será uno de los más costosos para las Administraciones
Públicas y su virtualidad estará íntimamente vinculada al desarrollo real
y completo de la Administración electrónica: rediseño de procesos y su
plasmación en sistemas de tramitación electrónica (workflow, BPM, etc.)
conectados a sistemas de gestión documental que, a su vez, contarán con
sitios web (lo que en lenguaje bárbaro se denomina infraestructuras front
office) para el acceso electrónico a los procedimientos por los ciudadanos
que tengan la condición de interesado. Y, como una consecuencia más,
el acceso a los procedimientos ya archivados, ya como interesados en tales
procedimientos, ya como titulares del derecho de acceso a la información
contenida en los archivos públicos —cuando ésta sea accesible—. Un
acceso que, si nos atenemos a lo establecido en el art. 32.2 LAE, bien podría
realizarse directamente a los documentos, aunque esta posibilidad no
ha sido objeto de desarrollo reglamentario50 . La conexión registro-sistemas
de tramitación-archivo y con los interfaces al uso por el ciudadano
deviene en algo tan lógico como necesario.
❚ Por su parte, el registro posibilita a la administración
¬ Establecer los hitos temporales desde el inicio de un procedimiento has-
497