Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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pués del escaneo, mientras la imagen está todavía en memoria
❚ Firma de la base de datos adjunta
❚ Doble control de verificación por la empresa
❚ Documentación de todo el proceso
❚ Entrega del trabajo: se especifican las condiciones de la devolución de
la documentación en papel y de la entrega de las imágenes digitalizadas
❚ Condiciones de protección de datos: la empresa debe asegurar que se
mantiene la confidencialidad de los datos. Se exige a la empresa que no
conserve copia de los documentos digitalizados.
❚ Sistema de supervisión y auditoría por parte del Ayuntamiento, con la
posibilidad de rechazar las digitalizaciones defectuosas y consiguiente
obligación por parte de la empresa de volver a escanear los documentos
que no cumplan con los mínimos de calidad.
Conclusiones
El proceso de implantación, que se preveía duro, lo está siendo en muchos
aspectos. Ha habido y hay dificultades, técnicas y organizativas. Creemos
que uno de los mayores problemas es que en el Ayuntamiento de Zaragoza
falta en estos momentos una definición de responsabilidades en lo referente
a la gestión de documentos, es una tierra de nadie que parece que deba
ser asumida por el archivo, pero sin embargo no se han otorgado competencias
reales al archivo para asumir esta función.
Otra dificultad para el desarrollo normal del proceso ha sido, desde nuestro
punto de vista, la lentitud de implantación de Alfresco y Fedora. Y queda
pendiente algo que nos preocupa en el archivo desde hace años y que no
hemos sido capaces de concretar: la definición de las políticas de conservación
de las aplicaciones corporativas (bases de datos de territorio, población,
terceros, fiscal, etc.)
Está claro que queda mucho por hacer, y que nos encontramos casi
al principio del camino, especialmente en lo referido a la conservación a
largo plazo. Pero si algo hemos sacado en claro es que la participación
activa del archivo en la definición de conceptos y en la toma de decisiones
es vital, no solo para el propio archivo, sino fundamentalmente para
la organización: si no se regula y define desde el principio lo referente
a la gestión de documentos y al archivo el edificio entero de la administración
electrónica va a ser un castillo de naipes sin cimientos, y los
problemas legales, de gestión, de consulta y de conservación del patrimonio
se presentarán inmediatamente, provocando grandes daños a la
organización.