Actas do Seminario Internacional O futuro da memoria - Arquivos de ...

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nos donde las organizaciones utilizan una función de registro y el relativo fracaso
donde no lo hacen. No obstante, nosotros tampoco hemos proporcionado
medios efectivos en términos de costes y relativamente simples para
que las organizaciones exploten servicios archivísticos digitales.
Crear un Servicio web con almacenamiento remoto seguro de documentos
permite que cualquiera guarde documentos en los archivos sin grandes
costes adicionales. Cualquier sistema que genere documentos simplemente
se declara a sí mismo a la interfaz, junto con unas pocas y sencillas dimensiones
de datos. La API SOA casa las aproximaciones de control a nivel de
ítem con el requisito de declaración de metadatos de los sistemas de información
de la oficina de generación. Basándose en metadatos acerca de la
procedencia y en etiquetas locales vinculadas a las recomendaciones organizativas
sobre valoración, las instituciones que utilicen un servicio remoto y seguro
de documentos pueden ejecutar decisiones de selección en cualquier
momento desde el momento de la ingesta hasta la fecha a partir de sus calendarios
de conservación de documentos, y pueden «transferir» documentos
a los archivos, indicando su estatus archivístico en el momento de la creación
o en el posterior a la valoración.
Los metadatos que indican los formatos y las dependencias de software
del objeto electrónico son aportados por el sistema generador y están disponibles
para el servicio de documentos desde el momento de la ingesta y para
el servicio de archivos desde el momento de la designación archivística. Las
transformaciones de formato requeridas para conservar los documentos
pueden realizarse inmediatamente después de la ingesta o en masa, con
otros documentos que tienen las mismas dependencias, en una fecha posterior
después de que la comunidad en general haya probado y certificado una
nueva transformación de formato o un cambio en la dependencia. No es de
esperar que las instituciones individuales y los creadores de los documentos
sean conscientes de los requisitos de transformaciones y de dependencia, ni
que tomen decisiones acerca de su oportunidad.
Los metadatos relevantes para la gestión del acceso dentro del servicio de
documentos y archivos pueden gobernar la vista de los documentos y la recepción
de copias certificadas, así como el registro de sus usos. Cualquier documento
alterado es por supuesto una nueva transacción y crea nuevos documentos
que son ellos mismos capturados del mismo modo, así que ningún
documento vuelve nunca al servicio de documentos o al archivo desde los
usuarios finales, excepto como nuevas transacciones. Las reglas usuales de la
organización con respecto a la retención de tales variantes y versiones se
aplicarían dentro de los calendarios de conservación sobre los que actúan los
servicios.