Teoria y diseño organizacional

298 Parte 4: Elementos de diseño interno
INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES
Y EL CONTROL
Portafolio
Como gerente de
una organización,
tenga en mente
estos lineamientos:
Mejorar el desempeño
de la organización
utilizando la tecnología
de la información
para una mejor
toma de decisiones.
Implementar sistemas
de información
gerencial, sistemas de
apoyo a las decisiones
y sistemas de reporte
de la información
para proporcionar a la
gerencia a nivel inferior
y medio reportes
e información que
apoyen la toma de
decisiones cotidiana.
Utilizar los sistemas
de información ejecutiva
para facilitar una
mejor toma de decisiones
en los niveles
más altos de la organización.
Mediante la aplicación de sistemas más complejos basados en la computadora, los gerentes
disponen de herramientas para mejorar el desempeño de los departamentos y de la organización
como un todo. Estas aplicaciones utilizan la información almacenada en las bases de
datos corporativas para ayudar a los gerentes a controlar la organización y a tomar decisiones
importantes. En la figura 8.2 se mencionan los diversos elementos de los sistemas de
información utilizados para la toma de decisiones y el control. Los sistemas de información
gerencial, incluidos los de reporte de la información, los de apoyo a las decisiones y los
de información ejecutiva, facilitan una toma de decisiones rápida y efectiva. Los elementos
para el control incluyen varios sistemas de control administrativo, como tableros de
instrumentos ejecutivos y un procedimiento conocido como balanced scorecard. En una
organización, esos sistemas están interconectados, como lo ilustran las líneas punteadas
en la figura 8.2. Los sistemas para la toma de decisiones y el control a menudo incluyen
los mismos datos básicos, pero los datos y los reportes están diseñados para el propósito
primordial de toma de decisiones frente al control y se utilizan para eso.
Sistemas organizacionales de toma de decisiones
Un sistema de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés), es un sistema basado
en la computadora que proporciona información y apoyo para la toma de decisiones
gerenciales. El MIS está respaldado por los sistemas de procesamiento de transacciones de
la organización y por las bases de datos organizacionales y externas. El sistema de reporte
de la información, la forma más común del MIS, proporciona a los gerentes de nivel medio
reportes que resumen los datos y apoyan la toma de decisiones cotidiana. Por ejemplo,
cuando los gerentes necesitan tomar decisiones acerca de la programación de la producción,
pueden revisar los datos acerca del número anticipado de pedidos en el transcurso del
mes siguiente, los niveles del inventario y la disponibilidad de recursos humanos.
En los casinos Harra’s, un sistema de reporte de la información lleva un registro de la
información detallada sobre cada jugador y utiliza modelos cuantitativos para predecir el
valor potencial a largo plazo de cada cliente. La información ayuda a los gerentes a crear
planes adaptados a las necesidades, así como a proporcionar a los clientes exactamente la
combinación apropiada de servicios y recompensas, con el fin de que sigan regresando en vez
de irse a otro casino. “Casi todo lo que hacemos en marketing y en la toma de decisiones está
bajo la influencia de la tecnología”, comenta Gary Loveman, director de Harrah’s. 7
Un sistema de información ejecutiva (EIS, por sus siglas en inglés) es un nivel más alto
de aplicación que facilita la toma de decisiones en los niveles más altos de la gerencia.
Estos sistemas se basan en un software que puede convertir grandes cantidades de datos
complejos en la información pertinente y proporcionarla a los gerentes en el nivel superior
de forma oportuna. Por ejemplo, el Sector de productos de semiconductores de Motorola,
ubicado en Austin, Texas, tenía cantidades masivas de datos almacenados, pero los gerentes
no podían encontrar lo que necesitaban. La empresa implementó un EIS utilizando
un software de procesamiento analítico en línea, de manera que los más de mil ejecutivos
senior, así como los gerentes y analistas de proyectos en los departamentos de finanzas,
marketing, ventas y contabilidad en todo el mundo, pudieran obtener fácil y rápidamente
información acerca de las tendencias de compra de los clientes, manufactura, etcétera,
desde sus computadoras, sin tener que aprender comandos de búsqueda complejos y misteriosos.
8
Un sistema de apoyo a las decisiones (DSS, por sus siglas en inglés), proporciona
beneficios específicos a los gerentes en todos los niveles de la organización. Esos sistemas
interactivos basados en la computadora dependen de modelos de decisión y de bases de
datos integradas. Utilizando el software de apoyo de las decisiones, los usuarios pueden